Closing Telkom Mengajar Periode 2012

Inilah acara puncak kami, para guru, panitia hingga murid dan guru tempat dimana kami semua setahun telah bekerja sama dengan baik dengan penuh suka cita. 15 desember 2012 mulai pukul 13.00 - 16.00 diselenggrakannya acara penutupan Telkom Mengajar di Aula Stisi. Dalam Rangkaian acaranya disini ada perlombaan ala Ranking 1 untuk menyeleksi siapakah yang dapat reward ranking 1, 2 dan 3 pada perlombaan ilmu pengetahuan umum ini, juga ada lomba Fashion Shoq dari para murid dan  penampilan pendukung lainnya juga disiapkan masing-masing SD tempat dimana kami menagajar.

Saat acara dimulai memang ada kekurangan kami dari segi persiapan, hampir semuanya keteteran karna diakhir bulan kuliah ini memang sempat banyak kesibukan dari masing-masing panitianya karna tugas kuliah, kuis, ulangan hingga event-event kampus yang memang dari tahun ketahun selalu ramai di bulan ber ini (baca; oktober, november, desember).

Saya disini sempat kalang kabut bersama Panitia acara lainnya karna saya juga LO SD sempat binggung ternyata mereka datang lebih cepat dari yang diprediksikan. Tapi alhamdulillah semuanya dapat ter-Handle dengan pbaik meskipun sempat membuat yang lain merasa bosan seperti guru-guru dan muridnya sendiri.

serunya disini, anak-anak tampak memperlihatkan aksinya dalam masing-masing bakatnya.

suasana sebelum acara dimulai anak-anak ada yang bersemangat ada juga yang sudah merasa bosan :D but, enjoy it all :D

Penampilan dari SDN 8 Dayeuh Kolot : Senam Bajigur

Penampilan dari SDN 22 Sukapura : Qasidah

Penampilan dari SDN 12 Dayeuh Kolot : Tari Merak

Suasana gembira saat lomba Ranking 1 dimulai

bang Dede dan Dinie jadi MC :D

Penampilan dari SDN 9 dayeuh Kolot : PBB Pramuka

Merekalah Finalis 3 besar Ranking 1 dari 350 siswa SD kelas 5 dan 6 yang ikut :D

Suasana menegangkan saat semua finalis sedang menjawab pertanyaan akhir di semester 4

MC memberikan pertanyaan yang akan dijawab oleh para finalis

Dan inilah urutan ketiga pemenang tersebut :D SELAMAT!!! harumkan bumi pertiwi selanjutnya hai harapan bangsa :D kalian hebat!! *bangga *terharu

Persembahan akhir dari kami Panitia dan Pengajar Telkom Mengajar menyanyikan lagu "Hymne Guru" untukmu para guruku terutama guru SD dimana kami mengabdi pula sebagai guru. Terimakasih kami ucapkan sedalam-dalamnya melalui lagu ini.

Foto akhir para pengajar Telkom Mengajar dengan sebagian para murid yang belum pulang ;)

Mulai dari LO Artis, Dummy hingga Logistik saat HUT Trans Corp. 15 Desember 2012

Sebagai anggota transmania, kita disini mendapat kesempatan untuk ikut andil membantu Crew Trans Corp. dalam menyusun rangkaian acara HUT Trans 15 desember 2012 lalu. Setiap orang memilih untuk menjadi bagian yang ia inginkan dalam event ini.

Hal yang paling menyenangkan saat menjadi anggota Transmania bandung adalah menambah teman, wawasan dan pengalaman tentunya. Disini, kami terdiri dari berbagai universitas bahkan sma sekota bandung. Tapi kebanyakan disini adalah Mahasiswa mulai dari Maranatha, Unpar, Unpad, ITB, Polban, Institut Manajemen Bandung, Politeknik Telkom hingga Poltekes Bandung. Kita jadi bisa kenal satu sama lain, dekat, asyik dan bergembira.

Event yang paling seru itu memang saat HUT Trans Corp. 15 desember 2012 lalu. Beberapa dari kami tampak ada yang mondar-mandir LO artis Noah, Fade 2 black sampe Syahrini. Tapi disini kami semua menikmati, ada pula yang jadi Dummy seru2an di panggung lenggak lenggok jadi pengganti artis. Lain hal dengan Logistik, itu hanya untuk cowok yang tugasnya bantu2 crew angkat-angkat barang-barang.

We are Team! We are Family!! sebutan yang seru sekali :D kita juga bisa liat secara langsung bagaimana sih proses pembuatan event segede itu. Ternyata khusus untuk event ini, hampir 15.000 karyawan Trans Corp. dikerahkan untuk membuat big event ini. persiapannya sudah dari sebulan, ucap salah seorang Duta Transmania Bandung.

Saya sendiri merasa ini pengalaman yang unik karna kita bisa ikut andil dalam proses big event dan melihat secara langsung aura yang bersinar dari para crew atas big event yang mereka buat terlaksana dengan baik.

Transmania Bandung : we are here because we love you Trans TV :D

Dokumentasi saat Pra-event :

Rapat dan makan bersama di backstage

 Foto-foto dulu dong :D

Kameramen melakukan pengecekan dan penyetelan kamera untuk Hari H

 Desain Panggung telah selesai sejak H-3

Didepan Panggung Pra-event

Pengecekan Audio samping Panggung

Saat menunggu teman-teman lain yang jadi Dummy di panggung

Curi-curi kesempatan foto sama Desta yang lagi nganggur Syutting :D

Menyempatkan naik salah satu wahana di Trans Studio bandung secara Gratis :D

 Suasana saat Gladi Resik H-2 Event

See you All at Transmania next event :D

Transmania nonton bareng HUT Trans di TSB

                “Res,Dimana? Bawa payung ya aku tunggu di simpang…” itulah kata-kata yang langsung aku dengar dari Maya saat telfon aku angkat. Today is the day! Bisikku dalam hati. Hari ini adalah hari yang mengesankankan buatku karna ini pertama kalinya untukku menonton secara Live konser Ulang Tahun dengan banyak Band dan penyanyi lainnya yang akan manggung hari ini di Trans Studio Bandung.

                Sejak pagi aku menantikan sore hari dimana aku bersama empat teman sekelasku yang juga anggota Transmania Bandung berangkat menuju Trans Studio Bandung. Telfon berdering untuk kedua kalinya, tetapi kali ini tertulis nama Uwe “Res, kamu dimana? Katanya mau bareng” ucap uwe “iya we, bentar lagi ya, aku gak bisa langsung kesana,10 menit lagi deh ya, acaranya baru selesai nih aku gak enak sama  panitia acara Telkom Mengajar lain kalau langsung pulang” balasku seraya kututup telfonnya karna sedang ada penyerahan piala kepada peserta lomba Telkom Mengajar.

                Hari ini sangat sibuk dan melelahkan, tapi tak membakar keinginanku untuk tetap pergi kesana menonton HUT Trans TV yang kesebelas. Aku mulai gelisah, waktu di arlojiku yang bewarna hitam ini telah menunjukkan pukul 15.50 . Mereka pasti sudah menunggu, bisikku dalam hati. Padahal waktu yang kujanjikan untuk berangkat adalah pukul 15.30.

                Sekitar pukul 16.10 aku langsung pamit memohon izin untuk tidak ikut rapat evaluasi, dengan setengah berlari menuju ke kosan uwe. “reess…kemana aja sih? Ditelfon dimatiin mulu, kita telat nih, emangnya gak macet? Ntar kalo kita telat maneh yang bayarin masuknya” celetuk Maya. “aduh.. maaf banget ya telat, naik taksi aja yuk, jangan naik angkot ntar gak keburu, aku bayarin deh ya sebagai permintaan maaf telat, hehe” balasku. Untung sekali di hari minggu ini ada taksi yang kebetulan lagi mangkal didepan kosannya uwe sehingga kami datang tepat waktu pukul 15.00 di depan Trans Studio sebelum pembagian seragam Transmania.

                Aku berdiri didepan cermin toilet umum Trans Mall, melihat baju baruku yang bertuliskan “Transmania ; komunitas pecinta Trans TV” dengan merasa bangga. Setelah berganti baju, kami berkumpul dengan peserta beruntung lainnya menunggu saat memasuki panggung HUT Trans TV. Pukul  18.35 kulirik arlojiku kembali, pengunjung sudah mulai ramai memadati area. Sekitar pukul 19.00 saat acara hendak dimulai kami masuk ke bagian festival panggung outdoor meskipun pada saat itu hujan sempat membuat kita semua basah dan kedinginan. Berselang 18 menit kita menonton di festival outdoor, kami kembali berkumpul didepan Coffe Bean Trans Mall untuk briefieng bersama Duta Muda Transmania Bandung. Mereka mengabarkan bahwa ia harus menanyakan kepada crew apakah kita dapat menonton pada indoor atau tidak dikarenakan hujan. Kemudian kita semua pindah ke backstage untuk makan dan menunggu kabar selanjutnya dari Duta Muda Transmania Bandung.

                Pukul 23.00 kami masih menunggu bersama Transmania bandung lainnya dan pindah ke backstage luar menunggu hujan reda atau kami dapat berkesempatan menonton di dalam. Memang, karna pada saat itu hujan, beberapa stage yang tadinya outdoor jadi berpindah pada indoor. Beberapa dari kami banyak yang sudah pulang, tapi aku bersama dengan ke empat temanku lainnya tetap sabar menunggu di backstage “ini tuh event  seru yang jarang sekali ada” bisikku dalam hati. Itulah yang membuatku tak mengurungkan niat pulang walaupun saat itu aku benar-benar ngantuk dan rasanya hampir menyerah untuk menunggu. Karna suntuk, aku berjalan-jalan keluar dari backstage untuk melihat cuplikan tayangan HUT Trans TV melalui televisi yang dipasang diluar backstage. Tidak lama setelah aku berdiri sambil menonton bersama tiga orang transmania lainnya,  dua orang crew Trans TV menghampiri kami dan bertanya “Transmania lainnya mana?”, “ada didalam, tapi sebagiannya udah pada pulang” jawabku. “kalian udah bisa masuk kedalam, Pak Chairul Tanjungnya minta anak-anak Transmania disuruh masuk aja kedalam” sebut salah satu crewnya kepada kami. Aku langsung setengah berlari masuk menuju backstage dan mengabarkan teman-teman lainnya “ayooo kita jadi nonton indoor, move on!” teriakku. Kemudian kedua crew tadi menjelaskan ulang kepada Transmania lainnya bahwa kita sudah bisa masuk di festival  indoor. Saat memasuki pintu depan Trans Studio, telah Nampak cetar membahananya lampu sorot panggung HUT Trans TV itu dan kemegahan panggungnya. Disana, kami bertemu pak Chairul Tanjung dan para Transmania Bandung berfoto bersama beliau. Sungguh kesempatan yang langka sekali bertemu dengan penulis buku “Si anak singkong” itu sebutku dalam hati. Diam-diam aku tersenyum puas.

                Dari dekat, panggungnya di desain sangat atraktif dengan perpadanan lampu sorot yang unik. Seru sekali, kami para Transmania Bandung bernyanyi bersama dibawah panggung festival dengan suka cita rasa haru dan bahagia bahwa kesabaran kami berbalas manis. Wajar saja awalnya kami sempat kesulitan masuk dikarenakan penonton yang sangat membludak di kawasan ini dan kami merasa sangat beruntung bisa menonton event yang semarak ini dengan ramainya anggota Transmania Bandung.

                Ada banyak band yang ditampilkan, mulai dari Noah, Sm*sh,  Fade 2 black dan penampilan penyanyi lainnya hingga Opera Van Java tampil untuk menyemarakkan suasana di hari ulang tahun Trans TV ini. Para Transmania yang begitu kocaknya bergandeng bersama saat menonton acara ini sambil berfoto bersama. Di akhir acara, sempat diadakan evaluasi oleh pak Chairul Tanjung dan ketua pelaksana acara HUT Trans TV dan kami diikutkan bersama ratusan crew lainnya disini. Dalam benakku terlintas keinginan setelah lulus ingin bekerjasama dengan Trans Corp menjadi crew juga disana karna menurutku setiap event yang mereka adakan sangat keren dan aku juga bangga saat ini aku tegabung sebagai anggota Transmania bandung. Pengalaman seru bersama Transmania bandung dan pengalaman seru di acara HUT Trans TV ini takkan terlupakan sebagai sebuah pengalaman dalam perjalanan hidupku.

Foto bersama keluarga besar Transmania Bandung bersama Crew Tans TV sesaat setelah acara selesai.

Konser Launching Eka Sanvadita Orchestra (ESO)

Mengumpulkan niat untuk nge post lagi di blog dan jeng...jeng... inilah Eka Sanvadita Orchestra. Eka = satu, Sanvadita = Harmoni. Dari sejarah kami ini merupakan orchestra gabungan Mahasiswa Yayasan Pendidikan Telkom Bandung. Saya sendiri Mahasiswa Institut Manajemen Telkom (IMT) Jurusan Akuntansi yang mengelola Orchestra IMT (baca: sebelum penggabungan). Alasan kami menggabungkan diri adalah Orchestra kami dirasa belum cukup kuat baik dari sumber daya manusianya maupun finansialnya. Setelah Digabungkan ternyata kami makin kuat. Penggabungan ini kami lakukan ke Orchestra Institut Teknologi Telkom (ITT) setelah STISI dan POLTEK TELKOM lebih dahulu bergabung dengan Orchestra ITT.

Setelah Penggabungan, kami sepakat namanya berganti menjadi Eka Sanvadita Orchestra. Dari Yayasan pendidikan Telkom sendiri memang ada wacana untuk menggabungkan Institut kami yang terpecah menjadi satu atas nama Telkom Univesity (TU), namun masih Soft Launcing dikarenakan masih ada beberapa pihak yang kurang setuju dan beberapa hal yang harus disahkan terkait penggabungan yang dilakukan termasuk izin dari DIKTI negara.

Orchestra ITT sendiri telah terbentuk sejak 22 April 2012 berbasis komunitas, sedangkan Orchestra IMT sendiri telah terbentuk sejak delegasi dari BEM ORSENBUD PUSAT yang waktu itu diketuai oleh Kang Apri tanggal 12 November 2011. Lain hal dengan STISI dan POLTEK memang tidak mempunyai komunitas Orchestra sendiri, tetapi didalamnya banyak yang tertarik dan mempunyai skill yang bagus di Orchestra. Bahkan dari STISI sendiri, sudah ada yang pernah main di konser Erwin Gutawa saat teater Laskar pelangi.

Disini kita latihan tanpa pelatih, alat-alat kami bawa sendiri hingga aransemen musik yang kami mainkan juga sendiri secara bergantian dari anggota yang mampu membuat aransemen. Berbagai Aransir musik itulah yang kami gunakan dalam perform ESO.

Setelah kami bergabung, ESO mulai kuat karna personilnya sudah mulai banyak dan pengalaman pun bertambah bagaimana cara mengatur sound pun telah bisa di atur. Sangat kebetulan sekali, pada semester ganjil memang banyak sekali acara kampus dan menawarkan kami pula untuk ikut perform dalam berbagai
kegiatan kampus. Benar saja, sekalinya perform kami bagus atau dinilai baik, kabar itu menyebar dari mulut ke mulut sehingga pada bulan oktober-desember ini banyak job tampil. Kadang kala pernah ramai hingga ada job 3x seminggu.

Nah... inilah sedikit perjalanan kami hingga akhirnya Konser Soft launcing Tunggal ESO yang diselenggarakan oleh prodi IKOM, yang ketuanya Donie Hulalata serta anggotanya kebetulan teman saya juga.
Pukul 13.00-15.00 di Aula STISI 18 Desember 2012 dengan 12 lagu aransemen. Here we are :)

 Saat latihan H-1 menjelang Konser

 Setelah latihan H-1 menjelang Konser

Pembukaan oleh kak evet selaku ketua ESO

 Sesudah konser 

ESO berfoto bersama para panitia penyelenggara Konser.

inilah potret antusiasme penonoton acara soft launching ini :)

Struktur Pengendalian Internal Perusahaan PT POS Indonesia (Sistem Informasi Akuntansi))

Sejarah PT. POS Indonesia

Sejarah dan perkembangan berdirinya kantor pos, pada awalnya dari kegiatan surat menyurrat yang dilakukan oleh orang Belanda ke Indonesia di bawah pimpinan ” CORNELIS DE HOTMAN ” pada tahun 1756, dan telah diwujudkan oleh ” G.W BARON ” dengan mendirikan kantor pos pertama kali di Batavia pada tanggal 26 agustus 1946 agar diperoleh kebebasan bergerak yang lebih luas agar dalan mengembangkan usaha perusahaan , PN. POSTEL di pecah menjadi dua badan usaha yang berbeda masaing-masing PN. POS dan GIRO berdasarkan PP. NO 29 tahun 1965 dan PN. Telekomunikasi berdasarkan PP.

NO. 9 tahun 1978. menghadapi pertumbahan dunia yang semakin semarak dan penuh persaingan, diperlukan penyesuaian status badan usaha yang lebih fleksibel dan dinamis agar mampu mengembangkan pelayanan yang lebih baik . PT Pos Indonesia ( persero ) dilaksanakan berdasarkan PP No. 5 tahun 1995, tanggal 20 Juni 1995 sebagai badan usaha milik Negara Kredo ” untuk anda kami ada ” merupakan wujud nyata dari persepsi bahwa customer merupakan inti dari pasar adalah prioritas utama dalam memilih sikap dan tanggung jawab sesuai dengan peraturan yang berlaku dalam negara ini. Maka ditentukan Visi, Misi dan strategi pokok.

Visi dan Misi Perusahaan

VISI

Pos Indonesia senantiasa berupaya untuk menjadi penyedia sarana komunikasi kelas dunia, yang peduli terhadap lingkungan yang dikelola oleh sumber daya manusia yang profesional sehingga mampu memberikan layanan terbaik bagi masyarakat serta tumbuh berkembang sesuai dengan konsep bisnis yang sehat.

MISI

1) Menyediakan sarana komunikasi yang handal dan terpercaya bagi masyarakat dan pemerintah guna meunjang pembangunan nasional serta memperkuat kesatuan dan keutuhan bangsa dan negara

2) Mengembangkan usaha yang bertumpu pada peningkatan mutu pelayana melalui penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi tepat guna untuk mencapai kepuasan pelayanan serta memberikan penilaian tambah yang optimal bagi karyawan, pemegang saham, masyarakat, dan mitra kerja.

Tujuan dan Strategi Perusahaan

Sebagai strategi pokok perusahaan telah disusun dengan mengacu pada potensi dan sumber daya yang dimiliki serta diarahkan untuk memberi hasil yang terbaik kepada tanah air Indonesia. Strategi pokok ini dikenal dengan nama Catur Sukses Sapta Pedoman ( CSPP ) terdiri dari :

1) Dua unsur mobilitas dasar yaitu kerjasama dan kesisteman

2) Dua unsur strategi perusahaan yaitu pembinaan SDM dan peningkatan mutu layanan

3) Tiga unsur sasaran pokok yaitu kepuasan pelanggan, komitmen terhadap pelayanan umum dan hasil yang baik

Selanjutnya ketiga hal tersebut menjadi pedoman sekaligus inspirasi bagi seluruh jajaran perusahaan dalam melaksanakan program kerjanya, dengan tujuan untuk memperoleh 4 tujuan yaitu sukses manajemen, sukses pelayanan, sukses peningkatan dan sukses kaderisasi.

Program reformasi yang dilaksanakan untuk menghadapi abad mendatang yang lebih baik maka dibutuhkan langkah-langkah strategis menuju perusahaan kelas dunia dengan menempuh tahap :

1) Tahun 1995-1997 sebagai periode konsolidasi dan modernisasi

2) Tahun 1998-2000 sebagai periode solusi total bagi pelanggan

3) Tahun 2000-2009 sebagai perusahaan kelas dunia

4) Tahun 2009-2010 mempunyai pelayanan surat, logistik dan finansial yang terintegrasi dengan baik

5) Tahun 2011-2013 menjadi pemimpin dan market leader dalam layanan logistik surat dan finansial di Indonesia

6) Tahun 2014-2018 menjadi ASEAN Champion dalam industry jasa pengiriman

Produk

Produk jasa dan layanan yang tersedia dalam PT. Pos Indonesia adalah :

• Kiriman Internasional

1) Express Pos

2) Express Mail Service

3) Paket Pos Internasional

4) Wesel Pos Internasional

• Paket Pos

1) System Online Payment Point

2) Wesel Pos Prima

3) Wesel Pos Standard

4) Wesel Pos Instant

5) Wesel Pos Berlangganan

6) Wesel Pos Luar Negeri

• Hybrid Mail

1) Surat Elektronik

2) Layanan Pengiriman dan Pemberitaan

3) SMS Pos

Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan susunan fungsional tugas dan wewenang dalam suatu perusahaan, yang berupa pola atau struktur tentang bagaimana dan apa tugas masing-masing bagian. Struktur organisasi biasanya dibuat dalam bentuk bagan dan disertai dengan uraian tugas atau job description. Uraian tugas merupakan gambaran mengenai batasan kewajiban dan kewenangan dari masing-masing bagian yang disusun oleh perusahaan.

Tujuan dibentuknya struktur organisasi adalah untuk membentuk spesialisasi setiap fungsi dalam organisasi dan mencegah terjadinya tugas ganda. Setiap organisasi memiliki struktur oraganisasi yang berbeda satu sama lain, tergantung tujuan, operasi atau kegiatan, serta ukuran perusahaan yang bersangkutan. Struktur organisasi yang baik harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1) Sederhana

Struktur organisasi yang ada harus mudah dipahami dan jelas. Struktur organisasi dapat mengefisienkan biaya perusahaan.

2) Fleksibel

Struktur organisasi dapat dilakukan perubahan di masa yang akan datang akibat dari perubahan tuntutan persaingan dan teknologi.

3) Terdapat garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas dalam perusahaan.

Dengan adanya garis wewenang dan tanggung jawab yang pasti dan jelas dapat membuat anggota dari organisasi mengetahui kedudukan dan tugas sehingga dapat bekerja sesuai wewenang dan tanggung jawab tersebut.

PT. Pos Indonesia menggunakan sistem organisasi berbentuk garis dimana setiap bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan saja dan bertanggung jawab kepada atasan yang secara langsung berada di atasnya sehingga tidak terjadi satu orang bawahan memperoleh

pendelegasian wewenang yang berbeda dari dua atasan.

Selain itu, setiap jenis pekerjaan juga dikelompokkan dalam satu departemen. Keuntungan dari struktur ini adalah kesatuan dalam pimpinan dan perintah, pembuatan keputusan dapat dilakukan dengan cepat sehingga tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian menjadi lebih jelas dan tidak mudah terjadi penyimpangan dalam perusahaan serta menghemat biaya karena pengawasan dari berbagai kegiatan dilakukan oleh satu orang.

Gambar Struktur Organisasi PT POS Indonesia bagian Pusat 2012 :

Struktur organisasi PT. Pos Indonesia Pusat, yang dimana PT. Pos Indonesia ini membawahi seluruh kantor pos yang tersebar diseluruh Indonesia. Adapun pemegang jawabatan inti PT.Pos Indonesia. Diantaranya adalah :

1.      Komisaris Utama : Daddy Hariadi.

2.      Direktur Utama : I Ketut Mardjana.

3.      Wakil Direktur Utama / Direktur Keuangan : Sukatmo Padmosukarso.

4.      Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan : Rudiansyah Prawoto.

5.      Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis : Setyo Riyanto.

6.      Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum : Entis Sutisna.

7.      Direktur Operasi Suratpos dan Logistik : Ismanto.

Gambar ini menggambarkan struktur organisasi pada PT. Pos Wilayah Indonesia pada saat ini :

Tugas dan Tanggung Jawab

1.    Kepala Wilayah Usaha Pos	Bertugas memberi izin dalam suatu kegiatan
2. Sekretariat	Bertugas mencatat hal-hal yang penting.
3. Deputi Operasi	Mengatur jalan keluar masuknya barang di perusahaan
4. Deputi Umum	Bertugas melayani masyarakat dalam keluar masuknya surat
5. Reff Office	Bertugas melayani suatu pelanggan membayar rekening
6. Bagian jaringan	Bertugas mengatur bagian pembayaran Rekening yang ada di kantor pos
7. Bagian promosi	Bertugas mempromosikan pelayanan baru yang ada di kantor pos
8. Bagian produk regular	Bertugas menetapkan biaya dalam suatu kantor pos
9. Kantor Pos	Berfungsi melayani masyarakat dalam pembayaran rekening
10. SPP	Berfungsi mengelola pusat pengelolaan setiap kantor pos yang ada
11. Bagian keuangan	Berfungsi untuk memproses transaksi keuangan keluar masuknya uang dalam kantor pos.
12. SDM	Menerima orang yang sedang PKL, karyawan baru
13. Bagian teknologi dan sarana	Berfungsi untuk menyediakan sarana dan fasilitas yang ada di PT. Pos Indonesia

                                                           

Aktivitas Primer :

1. Business Acquisition

Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan kebutuhan dan keinginan dari pelanggan dengan data dan informasi yang diperoleh dari pelanggan.

Misalnya :

- Permintaan layanan jasa pengiriman kartu ucapan, undangan pernikahan..

- Pengiriman surat dan barang

- Kerjasama dengan perusahaan jasa lain seperti Fedex untuk meningkatkan pelayanan

2. Problem Specification

Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang bisa terjadi dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Dan melihat apakah masalahmasalah dapat diatasi atau tidak

- Penentuan tarif jasa-jasa yang ditawarkan

- Masalah SDM dan tenaga kerja yang telah lama bekerja

- Skill SDM dan para tenaga kerja lama yang sudah tidak sesuai lagi dengan tuntutan kerja sekarang

3. Knowledge Application

Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang dihadapi perusahaan yang belum dapat diselesaikan kemudian mencari solusinya dengan memperbaharui sistem knowledge application yang sedang berjalan dan mengembangkan pemasaran dengan menggunakan teknologi internet seperti website. Jika perusahaan tidak mampu membuat website maka perusahaan dapat meminta bantuan dari pihak luar.

Contoh data yang dipakai selain internet untuk knowledge application :

- Brosur

- Email, Fax

- Profil Pelanggan

- Profil Support

- Daftar Pemasok

- Daftar Produk

4. Allocation of Resources

Dalam kegiatan ini perusahaan melakukan analisis 5M(Man, Money, Material, Machin, Method) dan informasi. Analisis ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan perusahaan dalam menerapkan strategi yang baru. Perusahaan dapat menggunakan dana dari kas perusahaan untuk pengembangan sistem. Jika perusahaan kekurangan dana maka perusahaan dapat menggunakan solusi eksternal dengan meminjam dana ke bank ataupun meminta bantuan dari pihak luar seperti software house.

Man

PT. Pos Indonesia memiliki banyak SDM dan cenderung kelebihan namun banyak diantaranya merupakan tenaga kerja lama sehingga banyak diantaranya yang sudah kurang kompeten dalam bidangnya masing-masing.

Money

Selama ini sumber dana yang diperoleh PT. Pos Indonesia berasal dari dana anggaran pemerintah, serta investasi dan dana dari kemitraan/partnership.

Material

Material yang dimaksud adalah produk-produk yang dijual PT. Pos seperti kertas, perangko serta layanan jasa–jasa yang ditawarkan yang digunakan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan

Machine

Machine yang dimaksudkan berupa komputer, printer dan lainnya yang digunakan oleh PT. Pos dalam menjalankan proses bisnisnya

Method

PT. Pos masih menggunakan metode tradisional dalam pengambilan keputusan. Informasi pendukung keputusan PT. Pos diperoleh dari pengalaman kerja serta informasi-informasi eksternal, belum ada metode yang khusus dan terencana dalam pengambilan keputusan

5. Marketing the Capability

Kegiatan Perusahaan dalam memperkenalkan produk-produk baru dari perusahaan kepada pelanggannya atau pada masyarakat. Perusahaan harus mensosialisasikan kelebihan dan keunggulan yang dimilikinya dalam rangka memenuhi kebutuhan pelangggannya sehingga pelanggan akan semakin loyal terhadap perusahaan. Dan masyarakat akan mengetahui kelebihan yang dimiliki oleh perusahaan sehingga kemungkinan masyarakat untuk bekerjasama dengan perusahaan menjadi lebih besar. Sebagai contoh pemasaran melalui brosur, website, dan lain-lain.

6. Configure Solution

Membuat perencanaan dalam mengimplementasikan solusi yang dihasilkan, menentukan prioritas yang akan dilakukan, siapa yang akan bertanggung jawab dan waktu pengimplementasian.

- Pengadaan kerjasama dengan perusahaan lain untuk meningkatkan layanan dan kinerja perusahaan

- Perencanaan arsitektur jaringan yang baru

- Penempatan staff pengembangan SI/IT yang baru

- Pengawasan terhadap kinerja karyawan yang sudah ada

7. Execute Solution

Pada tahap ini perusahaan mulai mengaplikasikan solusi kepada para pelanggannya tetapi kegiatan rantai analisis tidak berhenti sampai disini. Perusahaan harus tetap mencari tahu apakah solusi yang dihasilkan sudah cukup memuaskan kebutuhan pelanggan dan memenuhi standar yang diinginkan pelanggan.

- Mengirimkan Staff pengembangan SI/TI untuk meningkatkan aplikasi yang baru

- Pemasangan Hardware & Software

- Integrasi komputer

- Evaluasi

- Training

Aktivitas Pendukung :

1) Pembelian

Aktivitas pembelian yang dilakukan perusahaan untuk mendukung aktivitas primer mencakup penerimaan alat-alat kantor yang telah dibeli yaitu komputer, printer, scanner, mesin fotokopi, dan kertas.

2) Pengembangan Teknologi

Aktivitas pengembangan teknologi yang dilakukan perusahaan saat ini adalah pengadaan jaringan LAN, dan teknologi Internet untuk mendukung kolaborasi kerja, serta pengadaan website perusahaan untuk kepentingan pemasaran.

3) Manajemen Sumber Daya Manusia

Aktivitas manajemen sumber daya manusia yang dilakukan perusahaan meliputi aktivitas penyortiran surat, perekrutan, dan pelatihan karyawan.

4) Infrastruktur Perusahaan

Infrastruktur perusahaan terdiri atas sejumlah aktivitas yang meliputi perencanaan strategi, manajemen perusahaan, kepala wilayah kantor pos, deputi operasi, bagian keuangan

5) Mitra Bisnis

Mitra bisnis yang bekerja sama dengan PT. Pos Indonesia adalah DHL. DHL memiliki andil dalam membantu PT. Pos Indonesia untuk jasa pengiriman barang ke luar negeri

Analisa Lingkungan Internal SI/TI Perusahaan

Dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat saat ini, maka PT Pos Indonesia juga harus ikut mengikuti perkembangan teknologi tersebut. Baik itu dari perangkat piranti keras maupun dari piranti lunak itu sendiri. Hal ini dibuktikan dengan diterapkannya system terintegrasi ERP ( Enterprise Resource Planning ) didalam perusahaan. Namun, perkembangannya belum maksimal, karena tidak didukung dengan perangkat keras (hardware ) yang memadai. Perkembangan teknologi internet yang semakin pesat membuat komunikasi secara tradisional seperti surat mulai ditinggalkan, penyelesaian PT. Pos akan meningkatkan pelayanan bagi penduduk desa yang masih belum mengikuti perkembangan teknologi sekarang ini.

Pada saat ini PT. Pos Indonesia mempunyai aplikasi yang terbagi menjadi 3 modul, yaitu :

·         bagian finance yang mencakup bagian keuangan perusahaan

·         bagian marketing dan promosi yang mencakup data – data pemasaran

·         bagian operasional yang mencakup mulai dari kegiatan operasional perusahaan.

Aplikasi yang telah dimiliki perusahaan saat ini telah terintegrasi satu dengan yang lainnya. Penerapan ERP dilakukan karena memiliki berbagai macam keuntungan, antara lain adalah terintegrasinya sistem satu dengan yang lainnya sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja serta dapat memperlancar proses bisnis dan menghemat waktu. Aplikasi yang digunakan perusahaan adalah aplikasi menggunakan visual basic. Penerapan ERP menggunakan software orlandsoft, aplikasi bagian finance, marketing dan promosi maupun operasional menggunakan aplikasi ERP tersebut. Di dalam perusahaan juga masih menggunakan aplikasi yang menggunakan microsoft excel untuk pembuatan laporan.

Spesifikasi Hardware dan Software Perusahaan

Berikut ini adalah daftar spesifikasi hardware yang dimiliki PT. Pos Indonesia, berdasarkan hasil survei dan observasi langsung :

Divisi	Hardware	Jumlah
Teknologi dan Sarana	Processor Intel Pentium IV 1,6 GHz • Memory 128 MB DDR • Hard disk 40 GB • Monitor Flat 15" • LAN card	3
Keuangan	• Processor Intel Pentium IV 1,6 GHz • Memory 128 MB DDR • Hard disk 40 GB • Monitor Flat 15" • LAN card	3
SDM	• Processor Intel Pentium IV 1,6 GHz • Memory 128 MB DDR • Hard disk 40 GB • Monitor Flat 15" • LAN card	3
Promosi	• Processor Intel Pentium IV 1,6 GHz • Memory 128 MB DDR • Hard disk 40 GB • Monitor Flat 15" • LAN card	3
Kepala wilayah	•Processor Intel Pentium IV 2,66 GHz •Memory 256MB DDR •Hard disk 40 GB •Monitor Flat 15" •LAN card	1
Sekretariat Wilayah	•Processor Intel Pentium IV 2,66 GHz •Memory 256MB DDR •Hard disk 40 GB •Monitor Flat 15" •LAN card	1
Deputi Operasi	•Processor Intel Pentium IV 2,66 GHz •Memory 256MB DDR •Hard disk 40 GB •Monitor Flat 15" •LAN card	1
Deputi Umum	•Processor Intel Pentium IV 2,66 GHz •Memory 256MB DDR •Hard disk 40 GB •Monitor Flat 15" •LAN card	1
Mail Server	•Processor Intel Pentium IV 3,2 GHz •Memory 1 GB DDR •Hard disk 60GB •Monitor Flat 15" •LAN card	1
UPS	500Wat	1
Database Server	•Processor Intel Pentium IV 2,66 GHz •Memory 1 GB DDR •Hard disk 60 GB •LAN card	1
Printer	Canon S200	4
Swicth	8port,16port,24port	4

Berikut ini adalah daftar spesifikasi Software yang dimiliki PT. Pos Indonesia, berdasarkan hasil survei dan observasi langsung :

Divisi	Aplikasi	Support Sistem
Teknologi dan Sarana	•laporan barang masuk dan barang keluar	Aplikasi Excel Microsoft Word 2003
Keuangan	• Laporan keuangan • Penggajian Karyawan	Aplikasi Excel Microsoft Word 2003
SDM	•Laporan penerimaan dan pengeluaran karyawan	Aplikasi Excel Microsoft Word 2003
Promosi	• Laporan penjualan barang	Aplikasi Excel Microsoft Word 2003
Kepala wilayah	• laporan database karywan dan keuangan	Aplikasi Excel Microsoft Word 2003
Sekretariat Wilayah	• Laporan keuangan	Aplikasi Excel Microsoft Word 2003
Deputi Operasi	• Laporan keuangan	Aplikasi Excel Microsoft Word 2003
Deputi Umum	• Laporan keuangan	Aplikasi Excel Microsoft Word 2003

Aplikasi

1. Sistem Informasi Pembelian

Sistem informasi ini digunakan oleh bagianTeknologi dan sarana untuk mencatat barang apa saja yang dibeli seperti kertas, lem, alat tulis, amplop, dan komputer. Sistem informasi ini sudah terintegrasi dengan bagian keuangan.

2. Sistem Informasi SDM

Sistem informasi ini digunakan pada bagian personalia untuk pengaturan sumber daya manusia seperti pendataan karyawan, absensi, pelatihan karwan, pemberian Sistem informasi ini belum terintegrasi dengan bagian lain.

3. Website

PT. Pos Indonesia sudah memiliki website sendiri. Pada website ini menyediakan informasi seputar fasilitas yang disediakan kantor pos seperti paket pos, wesel, hybrid mail, serta layanan-layanan lain yang disediakan juga informasi seputar tarif-tarif yang diperlukan.

Pengendalian Internal Menurut SAS 78 :

1.      Otorisasi transaksi

Prosedur transaksi merupakan pengendalian yang memastikan bahwa karyawan perusahaan hanya memproses transaksi yang sah dalam ruang lingkup otoritas yang telah ditentukan.

Dalam siklus pendapatan : Tujuannya untuk memastikan transaksi yang valid yang akan diproses. Dalam siklus pendapatan otorisasi diperlukan untuk :pemrosesan pesanan

penjualan, kebijakan retur barang.

Manual : Pihak manajemen dan auditor harus bisa memverifikasi transaksi penjualan apakah sudah sesuai dengan otoritas yang ditetapkan oleh perusahaan.

Berbasis Komputer : Semua kebijakan otorisasi sudah terupdate dalam suatu sistem komputer yang teritegrasi dan sesuai dengan pihak manajemen, jadi tidak perlu dilakukan pengawasan secara langsung. Namun, apabila terjadi error pada sistem dibutuhkan pengendalian khusus.

2.      Pemisahan Tugas

Para individu diberikan tanggung jawab untuk hanya melakukan aspek-aspek terbatas dari transaksi perusahaaan

Dalam siklus pendapatan : Memastikan tidak ada satu orang atau departemen yang memproses secara keseluruhan

Manual :

1. Bagian yang mengotorisasi transaksi harus terpisah dengan bagian yang memproses transaksi

2. Pengendalian aktiva harus terpisah dari tugas pembukuan aktiva

3. Perusahaan harus terstruktur sehingga tindak memerlukan kolusi dua

atau lebih individu.

Berbasis Komputer : Dalam sebuah lingkungan CBIS sebuah program komputer dapat melakukan banyak tugas yang tidak dapat dilakukan dalam lingkungan manual.

3.      Pengawasan

Asumsi yang mendasari pengendalian pengawasan adalah bahwa perusahaan mempekerjakan personel – personel yang kompeten dan dapat dipercaya. Dalam hal ini, perusahaan biasanya menggunakan supervisor untuk menjalani pengawasan. Dengan supervisi kepada karyawan yang mempunyai potensi untuk melakukan sesuatu yang tidak sesuai, perusahaan dapat melakukan antisipasi dalam sistemnya.

Manual : perusahaan bisa mengefisiensi pengawasan karena satu manajer dapat mengawasi berbagai pengawasan. Hal ini ditunjang dengan adanya perekrutan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya. Perusahaan juga bisa melakukan pengendalian secara langsung.

Berbasis Komputer : tingkat pengendalian pengawasan jauh lebih besar dibandingkan sistem manual dikarenakan perkembangan teknologi yang pesat dibutuhkan karyawan yang memiliki keahlian khusus dan dapat dipercaya disebabkan adanya pembatasan akses. Hanya orang-orang tertentu yang bisa mengakses, dan teknologi bisa diakses kapanpun dan dimanapun sehingga bisa luput dari pengawasan secara langsung.

4.      Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi menjadi jejak audit untuk informasi – informasi penting yang dapat digunakan untuk menelusuri transaksi dari saat dimulai sampai pada disposisi terakhir.

Manual : Dokumen, jurnal dan buku besar harus membentuk jejak audit yang memungkin auditor independen untuk menelusuri transaksi.

– pre-numbered source documents

– special journals

– subsidiary ledgers

– general ledger

– files

Berbasis Komputer : karena dokumen disimpan secara magnetis, maka akuntan dan auditor harus memahami prinsip-prinsip operasional dan manajemen data;harus menjalankan update buku besar umum.

5.      Pengendalian Akses

Akses aktiva perusahaan harus dibatasi hanya pada personel yang memiliki otoritas. Akses-akses yang tidak terkendali membuat aktiva perusahaan terekspos atau berada dalam posisi yang tidak terlindungi dari penggelapan, penggunaan yang ilegal, pencurian dan perusakan. Manual : Pengendalian akses atas informasi mencakup pembatasan akses ke dokumen yang mengendalikan aktiva, yaitu dokumen sumber, jurnal, dan buku besar.

Berbasis Komputer : karena semua catatan terdapat dalam satu sistem  sehingga perlu ada pengendalian dari ancaman penipuan komputer yang dilakukan oleh oknum yang memiliki keahlian dan akses yang tidak terbatas dan pengendalian dari bencana alam.

6.      Verifikasi Independen

Adalah pemeriksaan independen terhadap sistem akuntansi untuk mengidentifikasi kesalahan dan salah tafsir. Tujuannya untuk meningkatkan dan memverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilaksanakan oleh orang lain dalam sistem

Manual :  Pengendali verifikasi independen dalam siklus pendapatan antara lain:

• Dep.Pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke pelanggan dari gudang sudah benar dalam jenis dan jumlahnya.

• Departemen penagihan mencocokan pemberitahuan pengiriman dengan faktur penjualan untuk memastikan bahwa pelanggan ditagih sesuai dengan barang yang dikirimkan

• Dep. General Ledger mencocokan voucher jurnal yang dibuat oleh berbagai departemen. Dep. General Ledger dapat mendeteksi berbagai jenis kesalahan dari proses akuntansi.

Berbasis komputer : melakukan evaluasi pengendalian terhadap aktivitas pengembangan dan pengendalian sistem.

I. PENGENDALIAN SISTEM OPERASI

Manual :

·         Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan dicatat secara manual

·         Penerimaan pendapatan hanya melalaui tunai dengan cara langsung datang ke kantor pos

·         Pendapatan disimpan di bendahara perusahaan, disimpan di brankas

·         Bukti transaksi dibuat dengan tulis tangan, atau diprint tapi dengan form yan belum terstandarisasi

·         Absensi karyawan dengan cara manual

·         Informasi antar divisi dilakukan dengan bertatap muka langsung

·         Tempat penyimpanan data tiap divisi berbeda-beda

·         Otorisasi penerimaan atau pengeluaran kas dilakukan dengan tanda tangan manual

Berbasis Komputer/CBIS :

·         Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan dicatat dengan komputerisasi sehingga control dapat dilakukan dengan mudah.

·         Penerimaan pendapatan dapat dilakukan via transfer (ATM, Debit, Visa, check)

·         Kas / pendapatan di simpan di bank sehingga control atas kas lebih terjamin

·         Bukti transaksi yang terstandarisasi sehingga semua divisi dapat menerima informasi yang sama dari bukti tersebut

·         Absensi karyawan yang terkomputerize sehingga dapat terintegrasi ke bagian SDM sebagai informasi kehadiran untuk penilai kinerja karyawan.

·         Informasi antar divisi dapat dilakukan secara intranet/internet karena penyimpanan data semua divisi dalam satu server storage, selain itu aplikasi antar divisi sudah terintegrasi dengan aplikasi ERP

·         Hardware dan software tiap divisi dirancang sesuai kebutuhan

·         Otorisasi dapat dilakukan secara intranet dengan tanda tangan digital

·         Hak akses gudang data dibatasi sesuai kebutuhan divisi dan setiap divisi diberi kata sandi agar lebih aman dalam pencarian data

·         Pencarian data, bukti transaksi dapat lebih mudah sehingga memudahkan dalam jejak audit

II. PENGENDALIAN MANAJEMEN DATA

Catatan akuntansi menjadi jejak audit untuk informasi – informasi penting yang dapat digunakan untuk menelusuri transaksi dari saat dimulai sampai pada disposisi terakhir.

Manual : Dokumen, jurnal dan buku besar harus membentuk jejak audit yang memungkin auditor independen untuk menelusuri transaksi.

– pre-numbered source documents

– special journals

– subsidiary ledgers

– general ledger

– files

Berbasis Komputer : karena dokumen disimpan secara magnetis, maka akuntan dan auditor harus memahami prinsip-prinsip operasional dan manajemen data;harus menjalankan update buku besar umum.

III. PENGENDALIAN STRUKTUR ORGANISASI

Tujuan dibentuknya struktur organisasi adalah untuk membentuk spesialisasi setiap fungsi dalam organisasi dan mencegah terjadinya tugas ganda.

PT. Pos Indonesia menggunakan sistem organisasi berbentuk garis dimana setiap bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan saja dan bertanggung jawab kepada atasan yang secara langsung berada di atasnya sehingga tidak terjadi satu orang bawahan memperoleh

pendelegasian wewenang yang berbeda dari dua atasan.

Manual : Pada umumnya kegiatan dilakukan secara manual dengan tanpa ada system berbasis computer yaitu dilakukan secara otorisasi transaksi maupun secara langsung antar departemen atau bidang yang memang pelaksanaannya secara teknis masih dilakukan tanpa menggunakan perangkat computer.

1.      Kepala Kantor :

a.                Mengawasi kegiatan penjualan, keuangan, pembelian, administrasi dan umum keadaan      kegiatan sesuatu yang terpadu dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan.

b.      Melakukan pengolahan data, analisis dan evaluasi atau hasil usaha dalam rangka meningkatkan daya guna dan hasil guna milik perusahaan.

c.       Secara periodic mengawasi system pengawasan internal dan melaksanakan pemeriksaan.

d.      Memberi masukan kepada staf untuk perbaikan atau penyempurnaan peraturan, ketentuan, sitem prosedur maupun administrasi yang pada umumnya berlaku pada perusahaan.

e.       Mengawasi dan memberikan persetujuan pengeluaran dan penerimaan kas agar sesuai dengan anggaran yang sudah di tetapkan.

f.       Mengadakan penilaian prestasi kerja bawahannya berdasarkan laporana yang di terima bawahannya.

g.      Mengadakan hubungan dengan pihak luar terutama mengenai hal-hal yang menyangkut kebijaksanaan lainnya yang bersifat umum.

2.      Bagian Pelayanan Pos Plus :

a.       Menerima / menyelesaikan pengaduan pelanggan.

b.      Memeriksa pertanggungan pengaduan.

c.       Memeriksa laporan pengaduan ditambah lampiran serta memeriksa penyimpangan jasa layanan pos.

d.      Mengevaluasi tugas pos plus.

e.       Merencanakan perbaikan –perbaikan.

f.       bagian pelayanan ritel/ keagenan.

3.      Bagian pelayanan ritel/ keagenan :

a.       Memeriksa seluruh neraca loket dan dokumen sumber setelah diyakini akan kebenarannya.

b.      Memeriksa seluruh neraca loket bagian peleyanan retail / keagenan dan dokumen sumber yang berkaitan dengan mutasi pada ahli yang berkaitan.

c.       Memeriksa dan menandatangani neraca gabungan yang dibuat oleh kepala urusan bagian pelayanan keagenan/ retail.

d.      Membantu kegiatan pemasaran.

e.       Memeriksa pencocokan surplus minus tabungan Batara dan tabungan Budaya,serta menandatangani laporannya.

f.       Memerikasa pembukuan Tabungan Kesejahteraan Keluarga (TEKESRA) dan Kredit Usaha Keluarga Sejahtera (KUKESRA) yang akan dicocokan dengan bagian akuntansi, memeriksa laporan surplus TAKESRA dan KUKESRA yang akan dikirim ke BNI 46, serta menandatangani laporannya.

g.      Memeriksa kebenaran dan menandatangani laporan pension.

4.      Bagian Filateli :

a.       Mengawasi surat-surat.

b.      Mengawasi penjualan benda-benda pos.

c.       Menyusun target unit tahunan.

d.      Melakukan pemeriksaan kas berdasarkan pemeriksaan administrasi.

5.      Bagian Pengolahan Komunikasi :

a.       Menerima, memeriksa, mencatat atau membukukan kiriman pos dan menyerahkan ke bagian administrasi.

b.      Mengkaji ulang pekerjaan yang telah dilaksanakan.

c.       Bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas dibagian pengolahan.

d.      Melaksanakan tugas-tugas lain di bidangnya.

6.      Bagian Logistik :

a.       Mengawasi surat jalan untuk paket pos.

b.      Melakukan pengawasan pemeriksaan terhadap paket-paket pos.

c.       Menyusun laporan bulanan.

d.      Memberi petunjuk dan bimbingan bawahan bila dipandang perlu.

7.      Bagian Verfikasi Barang :

a.       Melaksanakan pengendalian operasi seluruh KP VVII sampai dengan KP X, PKK dan agen pos.

b.      Mengwasi kebenaran dalam pemeriksaana naskah-naskah pertanggungjawaban dan mencocokan dengan buku perhitungan KP VII sampai dengan KP X di bagian akuntansi.

c.       Menandatangani naskah-naskah pertanggungan yang sudah cocok dan diyakini kebenarannya.

d.      Memeriksa register-register berharga, baik yang sudah dipakai maupun yang berada dalam persediaan dengan dibantu oleh bagian audit.

e.       Melakukan konfrimasi dengan layanan giri pos, Tabanas, Wesel Pos, dan Takesra.

8.      Bagian Bina Mutu dan Pelayanan :

a. Menterjemahkan kebijakan mutu menjadi system dan metode pengendalian mutu di KP II bandung.

b. Melakukan analisis dan evaluasi sistem kualitas produk, proses dan pelayanan.

c. Mengendalikan dan mengevaluasi perbaikan sistem prosedur prosedur dan aturan yang lebih efektif dari pandangan menajemen mutu.

d. Memperbaiki system dan metode mutu produk, proses, prosedur dan aturan berdasarkan system umpan balik (pelanggan, audit, internal, eksternal dll).

Berbasis CBIS : Pelaksanaan fungsi struktur organisasi yang dilakukan oleh para pelaksana teknis seperti auditor hingga bagian manajer operasional dan keuangan telah menggunakan pernagkat computer atau computer berbasis system. Berikut beberapa divisi dan tanggung jawabnya secara rinci mengenai CBIS.

1.      Bagian Audit :

a)      Memeriksa bagian –bagian keuangan, pelayanan dan keagenan, akuntansi, SDM, pengolahan, paket pos, teksifo, filateli, posplus, dan pemasaran.

b)      Pemerikasaan kas supervisor keuangan dan pemeriksaan sisi benda pos dan materai (BPM) supervesior keuangan.

c)      Membuat laporan penyimpanan masing-masing bagian.

d)     Menyusun laporan eksploitasi.

e)      Pemeriksaan tertutup kas tahunan.

f)       Penyusunan laporan pemeriksaan.

g)      Pembuatan berita acara pemeriksaan (BAP).

2.      Manajer Oprasional :

a.       Mengolah kelancaran penerimaan, pengiriman dan penyimpanan surat kawat dan telex.

b.      Mengelola arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku.

c.       Melaksanakan kegiatan periklanan, pameran dan acara-acara resmi lainnya.

d.      Mengawasi, membina pengetahuan dan mutu kerja bawahannya.

e.       Menyampaikan saran kenaikan gaji / pangkat / jabatan karyawan bawahannya.

f.       Meneliti surat-surat, konsep-konsep dan laporan yang ditandatangani oleh kepala kantor pusat dalam melaksanakan tugas.

3.      Bagian Keuangan :

a. Menerima, menyiapkan, membayar atau mengeluarkan uang dan surat berharga, menerima dan memberikan panjar kas ke loket-loket atau kasir, menerima dan menyiapkan pengiriman uang serta membuat neraca harian kas.

b. Menerima, menyiapkan, mengeluarkan dan mempertanggungjawabkan serta penata usahaan benda pos dan matrai, membuat neraca harian benda pos dan matrai termasuk buku atau daftar rekapitulasi penjualan.

c. Mengawasi peredaran benda pos materai di loket-loket, mesin perangko dan system pemperangkoan lainnya baik yang digunakan diloket maupun oleh publik, serta melaksanakan penata usahaan dan pertanggungannya.

d. Melaksanakan penyetoran dan pengambilan ke atau dari bank yang telah ditetapakan dan pentransferan ke rekening direktur keuangan bandung, serta menjaga batas maksimum saldo kas.

4.      Bagian Akuntansi :

a. Memeriksa dokumen sumber pembukuuan.

b. Mengklasifikasikan data dan dokumen sumber untuk melakukan persiapan pembukuan.

c. Membukukan dalam buku harian, buku besar dan jurnal.

d. Menyusun neraca dan laporan keuangan.

e. Mengisi, membukukan , menyiapkan dan mengirimkan buku kas umum dan register pembantunya.

5.      Bagian Teknik Sistem dan Informasi :

a. Mengawasi komputerisasi nasional.

b. Mengkoordinasi pengawasan dan pengadministrasian pelanggan Wasantara Net.

c. Melakukan analisis pengembangan peranan laayanan Wasantara Net.

d. Membuat neraca pendapatan Wasantara Net

e. Membuat laporan pendapatan Wasantara Net.

f. Membuat laporan kegiatan pemasaran Wasantara Net.

6.      Bagian RK ( Rekening Koran) :

a. Melakukan pengelolaaan giro pos dengan setiap mutasi /transaksi yang terjadi kedalam rekening yang terkait dan melaporkan saldonya kepada pemegang rekening.

b. Menjamin kerahasiaan layanan giro yang menyangkut saldo rekening, transaksi yang terjadi, pihak-pihak yang menerima tansaksi dan sebagainya.

c. Mengendalikan dan mengevaluasi mutu layanan giro pos agar senantiasa memberikan kepuasan pelanggan dan mitra kerja.

d. Melaporkan data-data transaksi dan saldo rekening kepada manajemen.

7.      Bagian PRK :

a. Bertanggunjawab atas kelancaran pekrjaan PRK

b. Memeriksa nerca cek, penerimaan GIR-10 dan rekap Gir-5/7

c. Mencocokan neraca cek dan rekap Gir-5/7 dengan neraca gabungan dari PRK.

d. Membuat suasana kerja yang harmonis diantara staf PRK

e. Melakasanakan tugas yang bersifat insidentil dari KAKP/SGG.

IV. PENGEMBANGAN SISTEM PADA PT POS

1.      Penerapan ERP

Pada saat ini PT. Pos Indonesia menerapkan ER, dimana mempunyai aplikasi yang terbagi

menjadi 3 modul, yaitu bagian finance yang mencakup bagian keuangan perusahaan, bagian marketing dan promosi yang mencakup data – data pemasaran dan bagian operasional yang mencakup mulai dari kegiatan operasional perusahaan. Aplikasi yang telah dimiliki perusahaan saat ini telah terintegrasi satu dengan yang lainnya. Penerapan ERP dilakukan karena memiliki berbagai macam keuntungan, antara lain adalah terintegrasinya sistem satu dengan yang lainnya sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja serta dapat memperlancar proses bisnis dan menghemat waktu. Aplikasi yang digunakan perusahaan adalah aplikasi menggunakan visual basic. Penerapan ERP menggunakan software orlandsoft, aplikasi bagian finance, marketing dan promosi

maupun operasional menggunakan aplikasi ERP tersebut.

2.      Teknologi dalam aktivitas operasi

Sistem Informasi Pembelian

Sistem informasi ini digunakan oleh bagianTeknologi dan sarana untuk

mencatat barang apa saja yang dibeli seperti kertas, lem, alat tulis, amplop, dan

komputer. Sistem informasi ini sudah terintegrasi dengan bagian keuangan.

Sistem Informasi SDM

Sistem informasi ini digunakan pada bagian personalia untuk pengaturan

sumber daya manusia seperti pendataan karyawan, absensi, pelatihan karwan,

pemberian Sistem informasi ini belum terintegrasi dengan bagian lain.

Website

PT. Pos Indonesia sudah memiliki website sendiri. Pada website ini

menyediakan informasi seputar fasilitas yang disediakan kantor pos seperti paket

pos, wesel, hybrid mail, serta layanan-layanan lain yang disediakan juga

informasi seputar tarif-tarif yang diperlukan.

3.      Penggunaan teknologi dalam produk yang ditawarkan

a.      Hybrid-mail

Hybrid-mail/surat elektonik/ratron, adalah salah satu layanan berupa layanan pengiriman berita dan spesifikasi hybrid karena dapat diakses pengguna jasa baik melalui internet berbasis web (sedang dalam proses pembangunan) dan Short Message Service (SMS) melalui nomor 8161 (saat ini hanya untuk Telkomsel dan Indosat) yang kemudian dapat diterima oleh tujuan dalam bentuk surat maupun kartu.

b.      Admail

Admail (value added mail) merupakan layanan PT Pos yang ditujukan kepada perusahaan yang ingin mengirimkanbaik surat maupun katalog iklan kepada

pelanggannya. Dengan layanan admail, PT Pos melakukan proses dari mulai mencetak,menyortir, hingga mengirimkan surat sesuaidengan alamat pelanggan yang dituju.Pertumbuhan admail hingga saat ini hanya4%, mengindikasikan bahwa masih besarnya peluang PT Pos untuk mengoptimalkan

bisnis ini.

c.       Paket pengiriman dengan Track and Trace

Sistem penggunaan barcode pada setiap paket barang yang dikirim merupakan salah satu contoh dari usaha restrukturisasi PT Pos Indonesia. Barcode ditembak pada setiap kali berpindah tempat sehingga pelanggan kantor pos dapat lebih mudah memantau barang yang ia kirimkan.

d.      Dibidang Jasa Keuangan

Pada wesel pos pelanggan hanya perlu datang ke kantor pos untuk mengirimkan sejumlah uang dan mendapatkan nomor PIN. Setelah itu, pelanggan yang menerima kiriman dapat dengan segera mengambil uang di kantor pos terdekat hanya dengan cara menunjukan nomor PIN. Selain layanan wesel pos, layanan yang banyak digunakan oleh masyarakat saat ini adalah layanan Pospay, yaitu jasa pembayaran dan angsuran yang dapat dilakukan secara online di kantor pos. Pembayaran dan angsuran tersebut dapat berupa pembayaran rekening listrik, rekening telepon, pembayaran pajak, angsuran kredit, dan lain-lain

4.      Digitalisasi

PT.Pos Indonesia, yakni pasar digital atau e-Commerce, yang memungkinkan sebuah perusahaan untuk melakukan perdagangan elektronik bisnis ke bisnis (B2B) dan bisnis ke pelanggan (B2C). Transaksi eCommerce melibatkan pelanggan, pemasok, vendor, distributor, dan sebagainya. Pola transaksi terjadi antara dua sistem, dari satu perusahaan ke perusahaan yang lainnya. Peran e-Commerce, dalam hal ini adalah mengotomasikan keseluruhan rantai pasokan (Supply Chain Management), yakni suatu proses yang memadukan berbagai macam pemasok barang untuk menciptakan produk akhir. Keuntungan e- Commerce, jika dilakukan dengan benar, akan membantu perusahaan dalam upaya penghematan biaya pembelian, peningkatan penjualan, peningkatan revenue, meningkatkan market intelligence, informasi yang lebih akurat, pengurangan biaya administrasi, peningkatan pelayanan terhadap pelanggan, serta meningkatkan waktu respon dan mengurangikesalahan. Akan tetapi dengan berbagai kemudahan dan keuntungan yang ditawarkan, e-Commerce juga menimbulkan beberapa kekhawatiran pasar, khususnya dalam hal keamanan transaksi melalui internet dan keterbatasan fasilitas dan sumber daya. Untuk mengatasinya, ada beberapa hal yang mempengaruhi dan perlu untuk di perhatikan dalam mendukung keberhasilan, antara lain, teknologi yang relevan, administrasi dan database yang baik, sistem yang efisien dan aman dalam melakukan transaksi serta dukungan sumber daya manusia yang handal. Yang tak kalah pentingnya adalah dukungan pemerintah melalui berbagai kebijakan yang kondusif, dan masalah-masalah yang terkait dengan aspek legal atau hukum yang melindungi hak dan kewajiban masing-masing pihak yang melakukan transaksi. Yang terpenting dari semua kemajuan dan perkembangan teknologi seperti yang telah dijelaskan di atas adalah bahwa peluang yang terbuka bagi bisnis di bidang jasa pengiriman surat dan barang sudah tak diragukan dan peluang tersebut akan semakin besar di waktu-waktu mendatang, Untuk itu bisnis di bidang ini sudah seharusnya mempersiapkan diri sejak sekarang untuk dapat menangkap dan memanfaatkan peluang dan kesempatan tersebut.

V. PENGENDALIAN PEMELIHARAAN SISTEM

Pemeliharaan pada PT POS Indonesia masih bersifat pelaksanaan teknis atau manual pada perangkatMachine. Machine yang dimaksudkan berupa komputer, printer dan lainnya yang digunakan oleh PT. Pos dalam menjalankan proses bisnisnya.

VII. PENGENDALIAN AKSES

Setiap jenis pekerjaan dikelompokkan dalam satu departemen. Agar kesatuan dalam pimpinan dan perintah, pembuatan keputusan dapat dilakukan dengan cepat sehingga tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian menjadi lebih jelas dan tidak mudah terjadi penyimpangan dalam perusahaan serta menghemat biaya karena pengawasan dari berbagai kegiatan dilakukan oleh satu orang.

VIII. PENGENDALIAN PEMELIHARAAN SISTEM

Pemeliharaan pada PT POS Indonesia masih bersifat pelaksanaan teknis atau manual pada perangkatMachine. Machine yang dimaksudkan berupa komputer, printer dan lainnya yang digunakan oleh PT. Pos dalam menjalankan proses bisnisnya.

IX. PENGENDALIAN KOMPUTER PRIBADI

Pada PT POS Indonesia pekerjaan dibagi perdivisi dan dilaksanakan sesuai pekerjaannnya masing-masing. Data yang mereka miliki disimpan sendiri seperti pada system masing-masing.