Sejarah
PT. POS Indonesia
Sejarah dan
perkembangan berdirinya kantor pos, pada awalnya dari kegiatan surat menyurrat
yang dilakukan oleh orang Belanda ke Indonesia di bawah pimpinan ” CORNELIS DE
HOTMAN ” pada tahun 1756, dan telah diwujudkan oleh ” G.W BARON ” dengan
mendirikan kantor pos pertama kali di Batavia pada tanggal 26 agustus 1946 agar
diperoleh kebebasan bergerak yang lebih luas agar dalan mengembangkan usaha
perusahaan , PN. POSTEL di pecah menjadi dua badan usaha yang berbeda
masaing-masing PN. POS dan GIRO berdasarkan PP. NO 29 tahun 1965 dan PN.
Telekomunikasi berdasarkan PP.
NO. 9 tahun
1978. menghadapi pertumbahan dunia yang semakin semarak dan penuh persaingan,
diperlukan penyesuaian status badan usaha yang lebih fleksibel dan dinamis agar
mampu mengembangkan pelayanan yang lebih baik . PT Pos Indonesia ( persero )
dilaksanakan berdasarkan PP No. 5 tahun 1995, tanggal 20 Juni 1995 sebagai
badan usaha milik Negara Kredo ” untuk anda kami ada ” merupakan wujud nyata
dari persepsi bahwa customer merupakan inti dari pasar adalah prioritas utama
dalam memilih sikap dan tanggung jawab sesuai dengan peraturan yang berlaku
dalam negara ini. Maka ditentukan Visi, Misi dan strategi pokok.
Visi dan Misi
Perusahaan
VISI
Pos Indonesia
senantiasa berupaya untuk menjadi penyedia sarana komunikasi kelas dunia, yang
peduli terhadap lingkungan yang dikelola oleh sumber daya manusia yang
profesional sehingga mampu memberikan layanan terbaik bagi masyarakat serta
tumbuh berkembang sesuai dengan konsep bisnis yang sehat.
MISI
1) Menyediakan
sarana komunikasi yang handal dan terpercaya bagi masyarakat dan pemerintah
guna meunjang pembangunan nasional serta memperkuat kesatuan dan keutuhan
bangsa dan negara
2) Mengembangkan
usaha yang bertumpu pada peningkatan mutu pelayana melalui penerapan ilmu
pengetahuan dan teknologi tepat guna untuk mencapai kepuasan pelayanan serta
memberikan penilaian tambah yang optimal bagi karyawan, pemegang saham,
masyarakat, dan mitra kerja.
Tujuan dan
Strategi Perusahaan
Sebagai strategi
pokok perusahaan telah disusun dengan mengacu pada potensi dan sumber daya yang
dimiliki serta diarahkan untuk memberi hasil yang terbaik kepada tanah air
Indonesia. Strategi pokok ini dikenal dengan nama Catur Sukses Sapta Pedoman (
CSPP ) terdiri dari :
1) Dua unsur
mobilitas dasar yaitu kerjasama dan kesisteman
2) Dua unsur
strategi perusahaan yaitu pembinaan SDM dan peningkatan mutu layanan
3) Tiga unsur
sasaran pokok yaitu kepuasan pelanggan, komitmen terhadap pelayanan umum dan
hasil yang baik
Selanjutnya
ketiga hal tersebut menjadi pedoman sekaligus inspirasi bagi seluruh jajaran
perusahaan dalam melaksanakan program kerjanya, dengan tujuan untuk memperoleh
4 tujuan yaitu sukses manajemen, sukses pelayanan, sukses peningkatan dan
sukses kaderisasi.
Program
reformasi yang dilaksanakan untuk menghadapi abad mendatang yang lebih baik
maka dibutuhkan langkah-langkah strategis menuju perusahaan kelas dunia dengan
menempuh tahap :
1) Tahun
1995-1997 sebagai periode konsolidasi dan modernisasi
2) Tahun
1998-2000 sebagai periode solusi total bagi pelanggan
3) Tahun
2000-2009 sebagai perusahaan kelas dunia
4) Tahun
2009-2010 mempunyai pelayanan surat, logistik dan finansial yang terintegrasi
dengan baik
5) Tahun
2011-2013 menjadi pemimpin dan market leader dalam layanan logistik surat dan
finansial di Indonesia
6) Tahun
2014-2018 menjadi ASEAN Champion dalam industry jasa pengiriman
Produk
Produk jasa dan
layanan yang tersedia dalam PT. Pos Indonesia adalah :
• Kiriman
Internasional
1) Express Pos
2) Express Mail
Service
3) Paket Pos
Internasional
4) Wesel Pos
Internasional
• Paket Pos
1) System Online
Payment Point
2) Wesel Pos
Prima
3) Wesel Pos
Standard
4) Wesel Pos
Instant
5) Wesel Pos
Berlangganan
6) Wesel Pos
Luar Negeri
• Hybrid Mail
1) Surat
Elektronik
2) Layanan
Pengiriman dan Pemberitaan
3) SMS Pos
Struktur
Organisasi Perusahaan
Struktur
organisasi merupakan susunan fungsional tugas dan wewenang dalam suatu
perusahaan, yang berupa pola atau struktur tentang bagaimana dan apa tugas
masing-masing bagian. Struktur organisasi biasanya dibuat dalam bentuk bagan
dan disertai dengan uraian tugas atau job description. Uraian tugas
merupakan gambaran mengenai batasan kewajiban dan kewenangan dari masing-masing
bagian yang disusun oleh perusahaan.
Tujuan
dibentuknya struktur organisasi adalah untuk membentuk spesialisasi setiap
fungsi dalam organisasi dan mencegah terjadinya tugas ganda. Setiap organisasi
memiliki struktur oraganisasi yang berbeda satu sama lain, tergantung tujuan,
operasi atau kegiatan, serta ukuran perusahaan yang bersangkutan. Struktur
organisasi yang baik harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1) Sederhana
Struktur
organisasi yang ada harus mudah dipahami dan jelas. Struktur organisasi dapat
mengefisienkan biaya perusahaan.
2) Fleksibel
Struktur
organisasi dapat dilakukan perubahan di masa yang akan datang akibat dari
perubahan tuntutan persaingan dan teknologi.
3) Terdapat
garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas dalam perusahaan.
Dengan adanya
garis wewenang dan tanggung jawab yang pasti dan jelas dapat membuat anggota
dari organisasi mengetahui kedudukan dan tugas sehingga dapat bekerja sesuai
wewenang dan tanggung jawab tersebut.
PT. Pos
Indonesia menggunakan sistem organisasi berbentuk garis dimana setiap bawahan
hanya menerima perintah dari seorang atasan saja dan bertanggung jawab kepada
atasan yang secara langsung berada di atasnya sehingga tidak terjadi satu orang
bawahan memperoleh
pendelegasian
wewenang yang berbeda dari dua atasan.
Selain itu,
setiap jenis pekerjaan juga dikelompokkan dalam satu departemen. Keuntungan
dari struktur ini adalah kesatuan dalam pimpinan dan perintah, pembuatan
keputusan dapat dilakukan dengan cepat sehingga tugas dan tanggung jawab dari
masing-masing bagian menjadi lebih jelas dan tidak mudah terjadi penyimpangan
dalam perusahaan serta menghemat biaya karena pengawasan dari berbagai kegiatan
dilakukan oleh satu orang.
Gambar Struktur
Organisasi PT POS Indonesia bagian Pusat 2012 :
Struktur organisasi PT.
Pos Indonesia Pusat, yang dimana PT. Pos Indonesia ini membawahi seluruh kantor
pos yang tersebar diseluruh Indonesia. Adapun pemegang jawabatan inti PT.Pos
Indonesia. Diantaranya adalah :
1.
Komisaris Utama : Daddy Hariadi.
2.
Direktur Utama : I Ketut Mardjana.
3.
Wakil Direktur Utama / Direktur Keuangan :
Sukatmo Padmosukarso.
4.
Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan :
Rudiansyah Prawoto.
5.
Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis :
Setyo Riyanto.
6.
Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum : Entis
Sutisna.
7.
Direktur Operasi Suratpos dan Logistik :
Ismanto.
Gambar ini
menggambarkan struktur organisasi pada PT. Pos Wilayah Indonesia pada saat ini
:
Tugas dan Tanggung
Jawab
|
1. Kepala
Wilayah Usaha Pos
|
Bertugas memberi izin dalam suatu
kegiatan
|
|
2. Sekretariat
|
Bertugas mencatat hal-hal yang
penting.
|
|
3. Deputi Operasi
|
Mengatur jalan keluar masuknya barang
di
perusahaan
|
|
4. Deputi Umum
|
Bertugas melayani masyarakat dalam
keluar masuknya surat
|
|
5. Reff Office
|
Bertugas melayani suatu pelanggan
membayar
rekening
|
|
6. Bagian jaringan
|
Bertugas mengatur bagian pembayaran
Rekening yang ada di kantor pos
|
|
7. Bagian promosi
|
Bertugas mempromosikan pelayanan baru
yang ada di kantor
pos
|
|
8. Bagian produk regular
|
Bertugas menetapkan biaya dalam suatu
kantor pos
|
|
9. Kantor Pos
|
Berfungsi melayani masyarakat dalam
pembayaran
rekening
|
|
10. SPP
|
Berfungsi mengelola pusat pengelolaan
setiap kantor pos yang ada
|
|
11. Bagian keuangan
|
Berfungsi untuk memproses transaksi
keuangan keluar masuknya uang dalam
kantor pos.
|
|
12. SDM
|
Menerima orang yang sedang PKL,
karyawan baru
|
|
13. Bagian teknologi dan sarana
|
Berfungsi untuk menyediakan sarana dan
fasilitas
yang ada di PT. Pos Indonesia
|
Aktivitas Primer
:
1. Business Acquisition
Dalam kegiatan
ini perusahaan merumuskan kebutuhan dan keinginan dari pelanggan dengan data
dan informasi yang diperoleh dari pelanggan.
Misalnya :
- Permintaan
layanan jasa pengiriman kartu ucapan, undangan pernikahan..
- Pengiriman
surat dan barang
- Kerjasama
dengan perusahaan jasa lain seperti Fedex untuk meningkatkan pelayanan
2. Problem
Specification
Dalam kegiatan
ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang bisa terjadi dalam
memenuhi kebutuhan pelanggan. Dan melihat apakah masalahmasalah dapat diatasi
atau tidak
- Penentuan
tarif jasa-jasa yang ditawarkan
- Masalah SDM
dan tenaga kerja yang telah lama bekerja
- Skill SDM dan
para tenaga kerja lama yang sudah tidak sesuai lagi dengan tuntutan kerja sekarang
3. Knowledge
Application
Dalam kegiatan
ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang dihadapi perusahaan
yang belum dapat diselesaikan kemudian mencari solusinya dengan memperbaharui
sistem knowledge application yang sedang berjalan dan mengembangkan pemasaran
dengan menggunakan teknologi internet seperti website. Jika perusahaan tidak
mampu membuat website maka perusahaan dapat meminta bantuan dari pihak luar.
Contoh data yang
dipakai selain internet untuk knowledge application :
- Brosur
- Email, Fax
- Profil Pelanggan
- Profil Support
- Daftar Pemasok
- Daftar Produk
4. Allocation of
Resources
Dalam kegiatan
ini perusahaan melakukan analisis 5M(Man, Money, Material, Machin, Method) dan
informasi. Analisis ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan perusahaan dalam
menerapkan strategi yang baru. Perusahaan dapat menggunakan dana dari kas
perusahaan untuk pengembangan sistem. Jika perusahaan kekurangan dana maka
perusahaan dapat menggunakan solusi eksternal dengan meminjam dana ke bank
ataupun meminta bantuan dari pihak luar seperti software house.
Man
PT. Pos
Indonesia memiliki banyak SDM dan cenderung kelebihan namun banyak diantaranya
merupakan tenaga kerja lama sehingga banyak diantaranya yang sudah kurang
kompeten dalam bidangnya masing-masing.
Money
Selama ini
sumber dana yang diperoleh PT. Pos Indonesia berasal dari dana anggaran
pemerintah, serta investasi dan dana dari kemitraan/partnership.
Material
Material yang
dimaksud adalah produk-produk yang dijual PT. Pos seperti kertas, perangko
serta layanan jasa–jasa yang ditawarkan yang digunakan dalam memenuhi kebutuhan
pelanggan
Machine
Machine yang
dimaksudkan berupa komputer, printer dan lainnya yang digunakan oleh PT. Pos
dalam menjalankan proses bisnisnya
Method
PT. Pos masih
menggunakan metode tradisional dalam pengambilan keputusan. Informasi pendukung
keputusan PT. Pos diperoleh dari pengalaman kerja serta informasi-informasi
eksternal, belum ada metode yang khusus dan terencana dalam pengambilan
keputusan
5. Marketing the
Capability
Kegiatan Perusahaan
dalam memperkenalkan produk-produk baru dari perusahaan kepada pelanggannya
atau pada masyarakat. Perusahaan harus mensosialisasikan kelebihan dan
keunggulan yang dimilikinya dalam rangka memenuhi kebutuhan pelangggannya
sehingga pelanggan akan semakin loyal terhadap perusahaan. Dan masyarakat akan
mengetahui kelebihan yang dimiliki oleh perusahaan sehingga kemungkinan
masyarakat untuk bekerjasama dengan perusahaan menjadi lebih besar. Sebagai
contoh pemasaran melalui brosur, website, dan lain-lain.
6. Configure
Solution
Membuat
perencanaan dalam mengimplementasikan solusi yang dihasilkan, menentukan
prioritas yang akan dilakukan, siapa yang akan bertanggung jawab dan waktu pengimplementasian.
- Pengadaan
kerjasama dengan perusahaan lain untuk meningkatkan layanan dan kinerja
perusahaan
- Perencanaan
arsitektur jaringan yang baru
- Penempatan
staff pengembangan SI/IT yang baru
- Pengawasan
terhadap kinerja karyawan yang sudah ada
7. Execute
Solution
Pada tahap ini
perusahaan mulai mengaplikasikan solusi kepada para pelanggannya tetapi
kegiatan rantai analisis tidak berhenti sampai disini. Perusahaan harus tetap
mencari tahu apakah solusi yang dihasilkan sudah cukup memuaskan kebutuhan
pelanggan dan memenuhi standar yang diinginkan pelanggan.
- Mengirimkan
Staff pengembangan SI/TI untuk meningkatkan aplikasi yang baru
- Pemasangan
Hardware & Software
- Integrasi
komputer
- Evaluasi
- Training
Aktivitas
Pendukung :
1) Pembelian
Aktivitas
pembelian yang dilakukan perusahaan untuk mendukung aktivitas primer mencakup
penerimaan alat-alat kantor yang telah dibeli yaitu komputer, printer, scanner,
mesin fotokopi, dan kertas.
2) Pengembangan
Teknologi
Aktivitas
pengembangan teknologi yang dilakukan perusahaan saat ini adalah pengadaan
jaringan LAN, dan teknologi Internet untuk mendukung kolaborasi kerja, serta
pengadaan website perusahaan untuk kepentingan pemasaran.
3) Manajemen
Sumber Daya Manusia
Aktivitas
manajemen sumber daya manusia yang dilakukan perusahaan meliputi aktivitas
penyortiran surat, perekrutan, dan pelatihan karyawan.
4) Infrastruktur
Perusahaan
Infrastruktur
perusahaan terdiri atas sejumlah aktivitas yang meliputi perencanaan strategi,
manajemen perusahaan, kepala wilayah kantor pos, deputi operasi, bagian
keuangan
5) Mitra Bisnis
Mitra bisnis
yang bekerja sama dengan PT. Pos Indonesia adalah DHL. DHL memiliki andil dalam
membantu PT. Pos Indonesia untuk jasa pengiriman barang ke luar negeri
Analisa
Lingkungan Internal SI/TI Perusahaan
Dengan
perkembangan teknologi yang begitu cepat saat ini, maka PT Pos Indonesia juga
harus ikut mengikuti perkembangan teknologi tersebut. Baik itu dari perangkat
piranti keras maupun dari piranti lunak itu sendiri. Hal ini dibuktikan dengan
diterapkannya system terintegrasi ERP ( Enterprise Resource Planning )
didalam perusahaan. Namun, perkembangannya belum maksimal, karena tidak
didukung dengan perangkat keras (hardware ) yang memadai. Perkembangan
teknologi internet yang semakin pesat membuat komunikasi secara tradisional
seperti surat mulai ditinggalkan, penyelesaian PT. Pos akan meningkatkan
pelayanan bagi penduduk desa yang masih belum mengikuti perkembangan teknologi
sekarang ini.
Pada saat ini
PT. Pos Indonesia mempunyai aplikasi yang terbagi menjadi 3 modul, yaitu :
·
bagian finance yang mencakup
bagian keuangan perusahaan
·
bagian marketing dan promosi yang
mencakup data – data pemasaran
·
bagian operasional yang mencakup mulai
dari kegiatan operasional perusahaan.
Aplikasi yang
telah dimiliki perusahaan saat ini telah terintegrasi satu dengan yang lainnya.
Penerapan ERP dilakukan karena memiliki berbagai macam keuntungan, antara lain
adalah terintegrasinya sistem satu dengan yang lainnya sehingga dapat meningkatkan
efektivitas dan efisiensi kerja serta dapat memperlancar proses bisnis dan menghemat
waktu. Aplikasi yang digunakan perusahaan adalah aplikasi menggunakan visual
basic. Penerapan ERP menggunakan software orlandsoft, aplikasi
bagian finance, marketing dan promosi maupun operasional menggunakan
aplikasi ERP tersebut. Di dalam perusahaan juga masih menggunakan aplikasi yang
menggunakan microsoft excel untuk pembuatan laporan.
Spesifikasi
Hardware dan Software Perusahaan
Berikut ini
adalah daftar spesifikasi hardware yang dimiliki PT. Pos Indonesia, berdasarkan
hasil survei dan observasi langsung :
|
Divisi
|
Hardware
|
Jumlah
|
|
Teknologi dan
Sarana
|
Processor
Intel Pentium
IV 1,6 GHz
• Memory 128
MB DDR
• Hard disk 40
GB
• Monitor Flat
15"
• LAN card
|
3
|
|
Keuangan
|
• Processor
Intel Pentium
IV 1,6 GHz
• Memory 128
MB DDR
• Hard disk 40
GB
• Monitor Flat
15"
• LAN card
|
3
|
|
SDM
|
• Processor
Intel Pentium
IV 1,6 GHz
• Memory 128
MB DDR
• Hard disk 40
GB
• Monitor Flat
15"
• LAN card
|
3
|
|
Promosi
|
• Processor
Intel Pentium
IV 1,6 GHz
• Memory 128 MB
DDR
• Hard disk 40
GB
• Monitor Flat
15"
• LAN card
|
3
|
|
Kepala wilayah
|
•Processor
Intel Pentium IV
2,66 GHz
•Memory 256MB
DDR
•Hard disk 40
GB
•Monitor Flat
15"
•LAN card
|
1
|
|
Sekretariat
Wilayah
|
•Processor
Intel Pentium IV
2,66 GHz
•Memory 256MB
DDR
•Hard disk 40
GB
•Monitor Flat
15"
•LAN card
|
1
|
|
Deputi Operasi
|
•Processor
Intel Pentium IV
2,66 GHz
•Memory 256MB
DDR
•Hard disk 40
GB
•Monitor Flat
15"
•LAN card
|
1
|
|
Deputi Umum
|
•Processor
Intel Pentium IV
2,66 GHz
•Memory 256MB
DDR
•Hard disk 40
GB
•Monitor Flat
15"
•LAN card
|
1
|
|
Mail Server
|
•Processor
Intel Pentium IV
3,2 GHz
•Memory 1 GB
DDR
•Hard disk
60GB
•Monitor Flat
15"
•LAN card
|
1
|
|
UPS
|
500Wat
|
1
|
|
Database
Server
|
•Processor
Intel Pentium IV
2,66 GHz
•Memory 1 GB
DDR
•Hard disk 60
GB
•LAN card
|
1
|
|
Printer
|
Canon S200
|
4
|
|
Swicth
|
8port,16port,24port
|
4
|
Berikut ini
adalah daftar spesifikasi Software yang dimiliki PT. Pos Indonesia, berdasarkan
hasil survei dan observasi langsung :
|
Divisi
|
Aplikasi
|
Support Sistem
|
|
Teknologi dan
Sarana
|
•laporan
barang masuk dan
barang keluar
|
Aplikasi Excel
Microsoft Word
2003
|
|
Keuangan
|
• Laporan
keuangan
• Penggajian
Karyawan
|
Aplikasi Excel
Microsoft Word
2003
|
|
SDM
|
•Laporan
penerimaan dan
pengeluaran
karyawan
|
Aplikasi Excel
Microsoft Word
2003
|
|
Promosi
|
• Laporan
penjualan barang
|
Aplikasi Excel
Microsoft Word
2003
|
|
Kepala wilayah
|
• laporan
database karywan dan keuangan
|
Aplikasi Excel
Microsoft Word
2003
|
|
Sekretariat
Wilayah
|
• Laporan
keuangan
|
Aplikasi Excel
Microsoft Word
2003
|
|
Deputi Operasi
|
• Laporan
keuangan
|
Aplikasi Excel
Microsoft Word
2003
|
|
Deputi Umum
|
• Laporan
keuangan
|
Aplikasi Excel
Microsoft Word
2003
|
Aplikasi
1. Sistem
Informasi Pembelian
Sistem informasi
ini digunakan oleh bagianTeknologi dan sarana untuk mencatat barang apa saja
yang dibeli seperti kertas, lem, alat tulis, amplop, dan komputer. Sistem
informasi ini sudah terintegrasi dengan bagian keuangan.
2. Sistem
Informasi SDM
Sistem informasi
ini digunakan pada bagian personalia untuk pengaturan sumber daya manusia
seperti pendataan karyawan, absensi, pelatihan karwan, pemberian Sistem
informasi ini belum terintegrasi dengan bagian lain.
3. Website
PT. Pos
Indonesia sudah memiliki website sendiri. Pada website ini menyediakan
informasi seputar fasilitas yang disediakan kantor pos seperti paket pos,
wesel, hybrid mail, serta layanan-layanan lain yang disediakan juga informasi
seputar tarif-tarif yang diperlukan.
Pengendalian Internal
Menurut SAS 78 :
1.
Otorisasi transaksi
Prosedur
transaksi merupakan pengendalian yang memastikan bahwa karyawan perusahaan
hanya memproses transaksi yang sah dalam ruang lingkup otoritas yang telah
ditentukan.
Dalam
siklus pendapatan : Tujuannya untuk memastikan transaksi yang valid yang akan
diproses. Dalam siklus pendapatan otorisasi diperlukan untuk :pemrosesan
pesanan
penjualan,
kebijakan retur barang.
Manual
: Pihak manajemen dan auditor harus bisa memverifikasi transaksi penjualan
apakah sudah sesuai dengan otoritas yang ditetapkan oleh perusahaan.
Berbasis
Komputer : Semua kebijakan otorisasi sudah terupdate dalam suatu sistem
komputer yang teritegrasi dan sesuai dengan pihak manajemen, jadi tidak perlu
dilakukan pengawasan secara langsung. Namun, apabila terjadi error pada sistem
dibutuhkan pengendalian khusus.
2.
Pemisahan Tugas
Para
individu diberikan tanggung jawab untuk hanya melakukan aspek-aspek terbatas
dari transaksi perusahaaan
Dalam
siklus pendapatan : Memastikan tidak ada satu orang atau departemen yang
memproses secara keseluruhan
Manual
:
1.
Bagian yang mengotorisasi transaksi harus terpisah dengan bagian yang memproses
transaksi
2.
Pengendalian aktiva harus terpisah dari tugas pembukuan aktiva
3.
Perusahaan harus terstruktur sehingga tindak memerlukan kolusi dua
atau
lebih individu.
Berbasis
Komputer : Dalam sebuah lingkungan CBIS sebuah program komputer dapat melakukan
banyak tugas yang tidak dapat dilakukan dalam lingkungan manual.
3.
Pengawasan
Asumsi yang mendasari pengendalian
pengawasan adalah bahwa perusahaan mempekerjakan personel – personel yang
kompeten dan dapat dipercaya. Dalam hal ini, perusahaan biasanya menggunakan
supervisor untuk menjalani pengawasan. Dengan supervisi kepada karyawan yang
mempunyai potensi untuk melakukan sesuatu yang tidak sesuai, perusahaan dapat
melakukan antisipasi dalam sistemnya.
Manual
: perusahaan bisa mengefisiensi pengawasan karena satu manajer dapat mengawasi
berbagai pengawasan. Hal ini ditunjang dengan adanya perekrutan karyawan yang
kompeten dan dapat dipercaya. Perusahaan juga bisa melakukan pengendalian
secara langsung.
Berbasis
Komputer : tingkat pengendalian pengawasan jauh lebih besar dibandingkan sistem
manual dikarenakan perkembangan teknologi yang pesat dibutuhkan karyawan yang
memiliki keahlian khusus dan dapat dipercaya disebabkan adanya pembatasan
akses. Hanya orang-orang tertentu yang bisa mengakses, dan teknologi bisa
diakses kapanpun dan dimanapun sehingga bisa luput dari pengawasan secara
langsung.
4.
Catatan Akuntansi
Catatan
akuntansi menjadi jejak audit untuk informasi – informasi penting yang dapat
digunakan untuk menelusuri transaksi dari saat dimulai sampai pada disposisi
terakhir.
Manual
: Dokumen, jurnal dan buku besar harus membentuk jejak audit yang memungkin
auditor independen untuk menelusuri transaksi.
–
pre-numbered source documents
–
special journals
–
subsidiary ledgers
–
general ledger
–
files
Berbasis
Komputer : karena dokumen disimpan secara magnetis, maka akuntan dan auditor
harus memahami prinsip-prinsip operasional dan manajemen data;harus menjalankan
update buku besar umum.
5.
Pengendalian Akses
Akses aktiva perusahaan harus dibatasi
hanya pada personel yang memiliki otoritas. Akses-akses yang tidak terkendali
membuat aktiva perusahaan terekspos atau berada dalam posisi yang tidak
terlindungi dari penggelapan, penggunaan yang ilegal, pencurian dan perusakan.
Manual : Pengendalian akses atas informasi mencakup pembatasan akses ke dokumen
yang mengendalikan aktiva, yaitu dokumen sumber, jurnal, dan buku besar.
Berbasis
Komputer : karena semua catatan terdapat dalam satu sistem sehingga perlu ada pengendalian dari ancaman
penipuan komputer yang dilakukan oleh oknum yang memiliki keahlian dan akses
yang tidak terbatas dan pengendalian dari bencana alam.
6.
Verifikasi Independen
Adalah
pemeriksaan independen terhadap sistem akuntansi untuk mengidentifikasi
kesalahan dan salah tafsir. Tujuannya untuk meningkatkan dan memverifikasi
kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilaksanakan oleh orang lain dalam
sistem
Manual
: Pengendali verifikasi independen dalam
siklus pendapatan antara lain:
•
Dep.Pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke pelanggan dari gudang
sudah benar dalam jenis dan jumlahnya.
•
Departemen penagihan mencocokan pemberitahuan pengiriman dengan faktur
penjualan untuk memastikan bahwa pelanggan ditagih sesuai dengan barang yang
dikirimkan
•
Dep. General Ledger mencocokan voucher jurnal yang dibuat oleh berbagai
departemen. Dep. General Ledger dapat mendeteksi berbagai jenis kesalahan dari
proses akuntansi.
Berbasis
komputer : melakukan evaluasi pengendalian terhadap aktivitas pengembangan dan
pengendalian sistem.
I.
PENGENDALIAN SISTEM OPERASI
Manual :
·
Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan
dicatat secara manual
·
Penerimaan pendapatan hanya melalaui
tunai dengan cara langsung datang ke kantor pos
·
Pendapatan disimpan di bendahara
perusahaan, disimpan di brankas
·
Bukti transaksi dibuat dengan tulis
tangan, atau diprint tapi dengan form yan belum terstandarisasi
·
Absensi karyawan dengan cara manual
·
Informasi antar divisi dilakukan dengan
bertatap muka langsung
·
Tempat penyimpanan data tiap divisi
berbeda-beda
·
Otorisasi penerimaan atau pengeluaran
kas dilakukan dengan tanda tangan manual
Berbasis
Komputer/CBIS :
·
Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan
dicatat dengan komputerisasi sehingga control dapat dilakukan dengan mudah.
·
Penerimaan pendapatan dapat dilakukan
via transfer (ATM, Debit, Visa, check)
·
Kas / pendapatan di simpan di bank
sehingga control atas kas lebih terjamin
·
Bukti transaksi yang terstandarisasi
sehingga semua divisi dapat menerima informasi yang sama dari bukti tersebut
·
Absensi karyawan yang terkomputerize
sehingga dapat terintegrasi ke bagian SDM sebagai informasi kehadiran untuk
penilai kinerja karyawan.
·
Informasi antar divisi dapat dilakukan
secara intranet/internet karena penyimpanan data semua divisi dalam satu server
storage, selain itu aplikasi antar divisi sudah terintegrasi dengan aplikasi
ERP
·
Hardware dan software tiap divisi
dirancang sesuai kebutuhan
·
Otorisasi dapat dilakukan secara
intranet dengan tanda tangan digital
·
Hak akses gudang data dibatasi sesuai
kebutuhan divisi dan setiap divisi diberi kata sandi agar lebih aman dalam
pencarian data
·
Pencarian data, bukti transaksi dapat
lebih mudah sehingga memudahkan dalam jejak audit
II.
PENGENDALIAN MANAJEMEN DATA
Catatan akuntansi menjadi
jejak audit untuk informasi – informasi penting yang dapat digunakan untuk
menelusuri transaksi dari saat dimulai sampai pada disposisi terakhir.
Manual
: Dokumen, jurnal dan buku besar harus membentuk jejak audit yang memungkin
auditor independen untuk menelusuri transaksi.
–
pre-numbered source documents
–
special journals
–
subsidiary ledgers
–
general ledger
–
files
Berbasis
Komputer : karena dokumen disimpan secara magnetis, maka akuntan dan auditor
harus memahami prinsip-prinsip operasional dan manajemen data;harus menjalankan
update buku besar umum.
III.
PENGENDALIAN STRUKTUR ORGANISASI
Tujuan dibentuknya
struktur organisasi adalah untuk membentuk spesialisasi setiap fungsi dalam
organisasi dan mencegah terjadinya tugas ganda.
PT. Pos
Indonesia menggunakan sistem organisasi berbentuk garis dimana setiap bawahan
hanya menerima perintah dari seorang atasan saja dan bertanggung jawab kepada
atasan yang secara langsung berada di atasnya sehingga tidak terjadi satu orang
bawahan memperoleh
pendelegasian
wewenang yang berbeda dari dua atasan.
Manual : Pada
umumnya kegiatan dilakukan secara manual dengan tanpa ada system berbasis
computer yaitu dilakukan secara otorisasi transaksi maupun secara langsung
antar departemen atau bidang yang memang pelaksanaannya secara teknis masih
dilakukan tanpa menggunakan perangkat computer.
1.
Kepala Kantor :
a.
Mengawasi kegiatan penjualan,
keuangan, pembelian, administrasi dan umum keadaan kegiatan sesuatu yang terpadu dalam rangka pencapaian tujuan
perusahaan.
b.
Melakukan pengolahan data, analisis dan evaluasi
atau hasil usaha dalam rangka meningkatkan daya guna dan hasil guna milik
perusahaan.
c.
Secara periodic mengawasi system pengawasan
internal dan melaksanakan pemeriksaan.
d.
Memberi masukan kepada staf untuk perbaikan atau
penyempurnaan peraturan, ketentuan, sitem prosedur maupun administrasi yang
pada umumnya berlaku pada perusahaan.
e.
Mengawasi dan memberikan persetujuan pengeluaran
dan penerimaan kas agar sesuai dengan anggaran yang sudah di tetapkan.
f.
Mengadakan penilaian prestasi kerja bawahannya
berdasarkan laporana yang di terima bawahannya.
g.
Mengadakan hubungan dengan pihak luar terutama
mengenai hal-hal yang menyangkut kebijaksanaan lainnya yang bersifat umum.
2.
Bagian Pelayanan Pos Plus :
a.
Menerima / menyelesaikan pengaduan pelanggan.
b.
Memeriksa pertanggungan pengaduan.
c.
Memeriksa laporan pengaduan ditambah lampiran
serta memeriksa penyimpangan jasa layanan pos.
d.
Mengevaluasi tugas pos plus.
e.
Merencanakan perbaikan –perbaikan.
f.
bagian pelayanan ritel/ keagenan.
3.
Bagian pelayanan ritel/ keagenan :
a.
Memeriksa seluruh neraca loket dan dokumen
sumber setelah diyakini akan kebenarannya.
b.
Memeriksa seluruh neraca loket bagian peleyanan
retail / keagenan dan dokumen sumber yang berkaitan dengan mutasi pada ahli
yang berkaitan.
c.
Memeriksa dan menandatangani neraca gabungan
yang dibuat oleh kepala urusan bagian pelayanan keagenan/ retail.
d.
Membantu kegiatan pemasaran.
e.
Memeriksa pencocokan surplus minus tabungan
Batara dan tabungan Budaya,serta menandatangani laporannya.
f.
Memerikasa pembukuan Tabungan Kesejahteraan
Keluarga (TEKESRA) dan Kredit Usaha Keluarga Sejahtera (KUKESRA) yang akan
dicocokan dengan bagian akuntansi, memeriksa laporan surplus TAKESRA dan
KUKESRA yang akan dikirim ke BNI 46, serta menandatangani laporannya.
g.
Memeriksa kebenaran dan menandatangani laporan
pension.
4.
Bagian Filateli :
a.
Mengawasi surat-surat.
b.
Mengawasi penjualan benda-benda pos.
c.
Menyusun target unit tahunan.
d.
Melakukan pemeriksaan kas berdasarkan
pemeriksaan administrasi.
5.
Bagian Pengolahan Komunikasi :
a.
Menerima, memeriksa, mencatat atau membukukan
kiriman pos dan menyerahkan ke bagian administrasi.
b.
Mengkaji ulang pekerjaan yang telah
dilaksanakan.
c.
Bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas dibagian
pengolahan.
d.
Melaksanakan tugas-tugas lain di bidangnya.
6.
Bagian Logistik :
a.
Mengawasi surat jalan untuk paket pos.
b.
Melakukan pengawasan pemeriksaan terhadap
paket-paket pos.
c.
Menyusun laporan bulanan.
d.
Memberi petunjuk dan bimbingan bawahan bila
dipandang perlu.
7.
Bagian Verfikasi Barang :
a.
Melaksanakan pengendalian operasi seluruh KP
VVII sampai dengan KP X, PKK dan agen pos.
b.
Mengwasi kebenaran dalam pemeriksaana
naskah-naskah pertanggungjawaban dan mencocokan dengan buku perhitungan KP VII
sampai dengan KP X di bagian akuntansi.
c.
Menandatangani naskah-naskah pertanggungan yang
sudah cocok dan diyakini kebenarannya.
d.
Memeriksa register-register berharga, baik yang
sudah dipakai maupun yang berada dalam persediaan dengan dibantu oleh bagian
audit.
e.
Melakukan konfrimasi dengan layanan giri pos,
Tabanas, Wesel Pos, dan Takesra.
8.
Bagian Bina Mutu dan Pelayanan :
a.
Menterjemahkan kebijakan mutu menjadi system dan metode pengendalian mutu di KP
II bandung.
b.
Melakukan analisis dan evaluasi sistem kualitas produk, proses dan pelayanan.
c.
Mengendalikan dan mengevaluasi perbaikan sistem prosedur prosedur dan aturan
yang lebih efektif dari pandangan menajemen mutu.
d.
Memperbaiki system dan metode mutu produk, proses, prosedur dan aturan
berdasarkan system umpan balik (pelanggan, audit, internal, eksternal dll).
Berbasis
CBIS : Pelaksanaan fungsi struktur organisasi yang dilakukan oleh para
pelaksana teknis seperti auditor hingga bagian manajer operasional dan keuangan
telah menggunakan pernagkat computer atau computer berbasis system. Berikut
beberapa divisi dan tanggung jawabnya secara rinci mengenai CBIS.
1.
Bagian Audit :
a)
Memeriksa bagian –bagian keuangan, pelayanan dan
keagenan, akuntansi, SDM, pengolahan, paket pos, teksifo, filateli, posplus,
dan pemasaran.
b)
Pemerikasaan kas supervisor keuangan dan
pemeriksaan sisi benda pos dan materai (BPM) supervesior keuangan.
c)
Membuat laporan penyimpanan masing-masing
bagian.
d)
Menyusun laporan eksploitasi.
e)
Pemeriksaan tertutup kas tahunan.
f)
Penyusunan laporan pemeriksaan.
g)
Pembuatan berita acara pemeriksaan (BAP).
2.
Manajer Oprasional :
a.
Mengolah kelancaran penerimaan, pengiriman dan
penyimpanan surat kawat dan telex.
b.
Mengelola arsip berdasarkan ketentuan yang
berlaku.
c.
Melaksanakan kegiatan periklanan, pameran dan
acara-acara resmi lainnya.
d.
Mengawasi, membina pengetahuan dan mutu kerja
bawahannya.
e.
Menyampaikan saran kenaikan gaji / pangkat /
jabatan karyawan bawahannya.
f.
Meneliti surat-surat, konsep-konsep dan laporan
yang ditandatangani oleh kepala kantor pusat dalam melaksanakan tugas.
3.
Bagian Keuangan :
a.
Menerima, menyiapkan, membayar atau mengeluarkan uang dan surat berharga,
menerima dan memberikan panjar kas ke loket-loket atau kasir, menerima dan
menyiapkan pengiriman uang serta membuat neraca harian kas.
b. Menerima, menyiapkan, mengeluarkan dan
mempertanggungjawabkan serta penata usahaan benda pos dan matrai, membuat
neraca harian benda pos dan matrai termasuk buku atau daftar rekapitulasi
penjualan.
c.
Mengawasi peredaran benda pos materai di loket-loket, mesin perangko dan system
pemperangkoan lainnya baik yang digunakan diloket maupun oleh publik, serta
melaksanakan penata usahaan dan pertanggungannya.
d.
Melaksanakan penyetoran dan pengambilan ke atau dari bank yang telah
ditetapakan dan pentransferan ke rekening direktur keuangan bandung, serta
menjaga batas maksimum saldo kas.
4.
Bagian Akuntansi :
a. Memeriksa dokumen sumber
pembukuuan.
b. Mengklasifikasikan data dan
dokumen sumber untuk melakukan persiapan pembukuan.
c. Membukukan dalam buku harian, buku
besar dan jurnal.
d. Menyusun neraca dan laporan
keuangan.
e. Mengisi, membukukan , menyiapkan
dan mengirimkan buku kas umum dan register pembantunya.
5.
Bagian Teknik
Sistem dan Informasi :
a. Mengawasi komputerisasi
nasional.
b. Mengkoordinasi pengawasan
dan pengadministrasian pelanggan Wasantara Net.
c. Melakukan analisis
pengembangan peranan laayanan Wasantara Net.
d. Membuat neraca pendapatan
Wasantara Net
e. Membuat laporan pendapatan
Wasantara Net.
f. Membuat laporan kegiatan
pemasaran Wasantara Net.
6.
Bagian RK (
Rekening Koran) :
a. Melakukan pengelolaaan giro
pos dengan setiap mutasi /transaksi yang terjadi kedalam rekening yang terkait
dan melaporkan saldonya kepada pemegang rekening.
b. Menjamin kerahasiaan layanan
giro yang menyangkut saldo rekening, transaksi yang terjadi, pihak-pihak yang
menerima tansaksi dan sebagainya.
c. Mengendalikan dan
mengevaluasi mutu layanan giro pos agar senantiasa memberikan kepuasan
pelanggan dan mitra kerja.
d. Melaporkan data-data
transaksi dan saldo rekening kepada manajemen.
7.
Bagian PRK :
a. Bertanggunjawab atas
kelancaran pekrjaan PRK
b. Memeriksa nerca cek,
penerimaan GIR-10 dan rekap Gir-5/7
c. Mencocokan neraca cek dan
rekap Gir-5/7 dengan neraca gabungan dari PRK.
d. Membuat suasana kerja yang
harmonis diantara staf PRK
e. Melakasanakan tugas yang
bersifat insidentil dari KAKP/SGG.
IV. PENGEMBANGAN SISTEM PADA PT POS
1.
Penerapan
ERP
Pada
saat ini PT. Pos Indonesia menerapkan ER, dimana mempunyai aplikasi yang
terbagi
menjadi
3 modul, yaitu bagian finance yang mencakup bagian keuangan perusahaan,
bagian marketing dan promosi yang mencakup data – data pemasaran dan bagian
operasional yang mencakup mulai dari kegiatan operasional perusahaan. Aplikasi
yang telah dimiliki perusahaan saat ini telah terintegrasi satu dengan yang
lainnya. Penerapan ERP dilakukan karena memiliki berbagai macam keuntungan,
antara lain adalah terintegrasinya sistem satu dengan yang lainnya sehingga
dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja serta dapat memperlancar
proses bisnis dan menghemat waktu. Aplikasi yang digunakan perusahaan adalah
aplikasi menggunakan visual basic. Penerapan ERP menggunakan software
orlandsoft, aplikasi bagian finance, marketing dan promosi
maupun
operasional menggunakan aplikasi ERP tersebut.
2. Teknologi
dalam aktivitas operasi
Sistem Informasi
Pembelian
Sistem informasi
ini digunakan oleh bagianTeknologi dan sarana untuk
mencatat barang
apa saja yang dibeli seperti kertas, lem, alat tulis, amplop, dan
komputer. Sistem
informasi ini sudah terintegrasi dengan bagian keuangan.
Sistem Informasi
SDM
Sistem informasi
ini digunakan pada bagian personalia untuk pengaturan
sumber daya manusia
seperti pendataan karyawan, absensi, pelatihan karwan,
pemberian Sistem
informasi ini belum terintegrasi dengan bagian lain.
Website
PT. Pos
Indonesia sudah memiliki website sendiri. Pada website ini
menyediakan
informasi seputar fasilitas yang disediakan kantor pos seperti paket
pos, wesel,
hybrid mail, serta layanan-layanan lain yang disediakan juga
informasi
seputar tarif-tarif yang diperlukan.
3.
Penggunaan
teknologi dalam produk yang ditawarkan
a.
Hybrid-mail
Hybrid-mail/surat
elektonik/ratron, adalah salah satu layanan berupa layanan pengiriman berita
dan spesifikasi hybrid karena dapat diakses pengguna jasa baik melalui internet
berbasis web (sedang dalam proses pembangunan) dan Short Message Service
(SMS) melalui nomor 8161 (saat ini hanya untuk Telkomsel dan
Indosat) yang kemudian dapat diterima oleh tujuan dalam bentuk surat maupun
kartu.
b.
Admail
Admail
(value added mail) merupakan layanan PT Pos yang ditujukan kepada perusahaan
yang ingin mengirimkanbaik surat maupun katalog iklan kepada
pelanggannya.
Dengan layanan admail, PT Pos melakukan proses dari mulai mencetak,menyortir,
hingga mengirimkan surat sesuaidengan alamat pelanggan yang dituju.Pertumbuhan
admail hingga saat ini hanya4%, mengindikasikan bahwa masih besarnya peluang PT
Pos untuk mengoptimalkan
bisnis
ini.
c.
Paket
pengiriman dengan Track and Trace
Sistem
penggunaan barcode pada setiap paket barang yang dikirim merupakan salah satu
contoh dari usaha restrukturisasi PT Pos Indonesia. Barcode ditembak pada setiap
kali berpindah tempat sehingga pelanggan kantor pos dapat lebih mudah memantau
barang yang ia kirimkan.
d.
Dibidang
Jasa Keuangan
Pada
wesel pos pelanggan hanya perlu datang ke kantor pos untuk mengirimkan sejumlah
uang dan mendapatkan nomor PIN. Setelah itu, pelanggan yang menerima kiriman
dapat dengan segera mengambil uang di kantor pos terdekat hanya dengan cara
menunjukan nomor PIN. Selain layanan wesel pos, layanan yang banyak digunakan
oleh masyarakat saat ini adalah layanan Pospay, yaitu jasa pembayaran dan
angsuran yang dapat dilakukan secara online di kantor pos. Pembayaran dan
angsuran tersebut dapat berupa pembayaran rekening listrik, rekening telepon,
pembayaran pajak, angsuran kredit, dan lain-lain
4.
Digitalisasi
PT.Pos
Indonesia, yakni pasar digital atau e-Commerce, yang memungkinkan sebuah
perusahaan untuk melakukan perdagangan elektronik bisnis ke bisnis (B2B) dan
bisnis ke pelanggan (B2C). Transaksi eCommerce melibatkan pelanggan,
pemasok, vendor, distributor, dan sebagainya. Pola transaksi terjadi
antara dua sistem, dari satu perusahaan ke perusahaan yang lainnya. Peran e-Commerce,
dalam hal ini adalah mengotomasikan keseluruhan rantai pasokan (Supply Chain
Management), yakni suatu proses yang memadukan berbagai macam pemasok
barang untuk menciptakan produk akhir. Keuntungan e- Commerce,
jika dilakukan dengan benar, akan membantu perusahaan dalam upaya penghematan
biaya pembelian, peningkatan penjualan, peningkatan revenue, meningkatkan
market intelligence, informasi yang lebih akurat, pengurangan biaya
administrasi, peningkatan pelayanan terhadap pelanggan, serta meningkatkan
waktu respon dan mengurangikesalahan. Akan tetapi dengan berbagai kemudahan dan
keuntungan yang ditawarkan, e-Commerce juga menimbulkan beberapa kekhawatiran
pasar, khususnya dalam hal keamanan transaksi melalui internet dan keterbatasan
fasilitas dan sumber daya. Untuk mengatasinya, ada beberapa hal yang mempengaruhi
dan perlu untuk di perhatikan dalam mendukung keberhasilan, antara lain, teknologi
yang relevan, administrasi dan database yang baik, sistem yang efisien dan aman
dalam melakukan transaksi serta dukungan sumber daya manusia yang handal. Yang
tak kalah pentingnya adalah dukungan pemerintah melalui berbagai kebijakan yang
kondusif, dan masalah-masalah yang terkait dengan aspek legal atau hukum yang
melindungi hak dan kewajiban masing-masing pihak yang melakukan transaksi. Yang
terpenting dari semua kemajuan dan perkembangan teknologi seperti yang telah dijelaskan
di atas adalah bahwa peluang yang terbuka bagi bisnis di bidang jasa
pengiriman surat dan barang sudah tak diragukan dan peluang tersebut akan
semakin besar di waktu-waktu mendatang, Untuk itu bisnis di bidang ini sudah
seharusnya mempersiapkan diri sejak sekarang untuk dapat menangkap dan memanfaatkan
peluang dan kesempatan tersebut.
V.
PENGENDALIAN PEMELIHARAAN SISTEM
Pemeliharaan
pada PT POS Indonesia masih bersifat pelaksanaan teknis atau manual pada
perangkatMachine. Machine yang dimaksudkan berupa komputer, printer dan lainnya
yang digunakan oleh PT. Pos dalam menjalankan proses bisnisnya.
VII.
PENGENDALIAN AKSES
Setiap jenis
pekerjaan dikelompokkan dalam satu departemen. Agar kesatuan dalam pimpinan dan
perintah, pembuatan keputusan dapat dilakukan dengan cepat sehingga tugas dan
tanggung jawab dari masing-masing bagian menjadi lebih jelas dan tidak mudah
terjadi penyimpangan dalam perusahaan serta menghemat biaya karena pengawasan
dari berbagai kegiatan dilakukan oleh satu orang.
VIII.
PENGENDALIAN PEMELIHARAAN SISTEM
Pemeliharaan
pada PT POS Indonesia masih bersifat pelaksanaan teknis atau manual pada
perangkatMachine. Machine yang dimaksudkan berupa komputer, printer dan lainnya
yang digunakan oleh PT. Pos dalam menjalankan proses bisnisnya.
IX.
PENGENDALIAN KOMPUTER PRIBADI
Pada PT POS Indonesia
pekerjaan dibagi perdivisi dan dilaksanakan sesuai pekerjaannnya masing-masing.
Data yang mereka miliki disimpan sendiri seperti pada system masing-masing.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar